¿Fichar con huella dactilar es legal en 2025?
Resumen en una frase
En España, fichar con huella dactilar no es legal en la mayoría de los casos para control horario: la AEPD lo limita a supuestos muy excepcionales y exige justificación estricta, evaluación de impacto y ausencia de alternativas menos intrusivas.
Qué dice la AEPD y el RGPD
Los datos biométricos (huella, rostro) son categorías especiales según el RGPD (art. 9) y su tratamiento está prohibido salvo excepciones. En noviembre de 2023, la AEPD publicó una guía que desaconseja y limita su uso para control de presencia: solo podría valorarse si se demuestra necesidad, idoneidad y proporcionalidad, no existe método alternativo equivalente y se realiza una Evaluación de Impacto (EIPD) previa.
Además, la autoridad destaca que la biometría introduce riesgos elevados en caso de brechas: a diferencia de una contraseña, tu huella no se puede cambiar. Por eso, el estándar actual en Europa es evitar la biometría para el fichaje y optar por mecanismos menos intrusivos que igualmente garanticen identidad, integridad y trazabilidad de los registros.
Principio de minimización
Si hay alternativas eficaces menos intrusivas (app, PIN, web), la biometría no es necesaria.
Consentimiento inválido
En relaciones laborales hay desequilibrio; el consentimiento rara vez es libre. Debe existir opción equivalente sin huella.
Marco legal
La AEPD exige base jurídica adecuada y EIPD; en España no hay ley que autorice huella para fichaje ordinario.
Biometría: por qué no es necesaria para fichar
El objetivo del registro horario es acreditar el tiempo de trabajo con garantías frente a inspecciones y auditorías internas. Para ello no hace falta capturar rasgos intrínsecos de la persona. Con credenciales seguras, geolocalización puntual, políticas de ubicación y auditoría anti-manipulación, se obtiene un nivel de certeza suficiente sin tratar datos especialmente protegidos.
- Identificación robusta: usuario único, email corporativo o PIN rotatorio.
- Prueba de presencia: ubicación en el instante del fichaje y perímetros geográficos opcionales.
- Integridad técnica: sellos de tiempo, inmutabilidad y registros de cambios.
- Trazabilidad: exportes firmes a Excel/PDF y bitácora completa de actividad.
¿Cuándo podría ser legal?
- • Riesgos extremos que impidan alternativas menos intrusivas y tras superar un test de idoneidad, necesidad y proporcionalidad.
- • Evaluación de Impacto favorable antes de implantarlo y medidas técnicas fuertes (cifrado, plantillas no reversibles, segregación…).
- • Base legal específica que lo habilite para esa finalidad. Actualmente no existe para el fichaje general en España.
Conclusión práctica: para el registro horario ordinario, la huella dactilar no cumple los requisitos en casi ningún escenario real.
Alternativas 100% legales y eficaces
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Captura ubicación solo en el instante del fichaje, sin rastreo continuo. Ideal para oficina, movilidad y teletrabajo.
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Web/Kiosco con usuario, PIN o tarjeta
Métodos clásicos y legales: credenciales únicas, PIN en tablet o tarjetas RFID. Sin biometría y con auditoría completa.
Cómo cumplir en la práctica (con FichMe)
Hemos diseñado FichMe para que el cumplimiento sea la opción por defecto, sin complicaciones técnicas ni fricciones para el equipo.
Privacidad por diseño
- Sin biometría: no capturamos huella ni rostro.
- Geolocalización puntual y configurable por centro de trabajo.
- Datos alojados en la UE, cifrados en tránsito y en reposo.
Trazabilidad y auditoría
- Bitácora completa de ediciones, con usuario, motivo y sello de tiempo.
- Exportes a Excel/PDF listos para Inspección de Trabajo.
- Bloqueos opcionales: fichar solo en horario, centros o perímetros definidos.
Operativa flexible
- App iOS/Android, web de empleado y modo kiosco/tablet.
- Turnos, ubicaciones y políticas por equipo o sede.
- Notificaciones y recordatorios configurables.
Documentación y soporte
- Guías para políticas internas y cartelería informativa.
- Soporte en español por email y chat.
- Onboarding asistido sin coste en planes de pago.
Si vienes de un sistema biométrico, te ayudamos a migrar el histórico y a comunicar el cambio al equipo.
Riesgos y sanciones si usas huella para fichar
El uso indebido de biometría puede implicar sanciones elevadas por la AEPD, denuncias laborales y daños reputacionales. Además, pueden exigirte retirar el sistema e implantar alternativas conformes.
Si tienes dudas, revisa nuestro análisis más detallado sobre por qué la huella es inadecuada para el control horario y cómo evitarla en tu empresa: Huella dactilar e ilegalidad en control horario.
Fuentes y referencias
- AEPD – Guía sobre tratamientos de control de presencia mediante sistemas biométricos (nov. 2023). Resumenes y análisis: Barrilero • Programación Integral
- Agencia Tributaria – Registro de actividades con huella para control de acceso (contexto sector público, con EIPD y medidas): AEAT
- Análisis sobre restricciones en la UE para uso de huella en fichaje: Rivero & Gustafson (PDF)
- Introducción general a categorías especiales y principios (complemento): BOE-A-2021-8806
- Alternativas legales y sanciones explicadas: Cucorent
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