Modo quiosco vs modo individual para el fichaje de empleados
En una frase: el modo quiosco es una tablet fija en el centro de trabajo donde cada empleado ficha con su PIN, y el modo individual es cada persona fichando desde su propio móvil. El quiosco encaja cuando la plantilla trabaja en un punto fijo; el individual, cuando se mueve. La ley no obliga a ninguno de los dos: el art. 34.9 ET exige registrar la jornada de forma fiable, no un dispositivo concreto.
- Elige quiosco si hay turnos, personal sin móvil de empresa o mucha entrada y salida a la misma hora.
- Elige individual si hay comerciales, obra, reparto, visitas a domicilio o teletrabajo.
- Lo normal es combinarlos en cuanto la empresa pasa de unas pocas personas.
Modo quiosco
Un único dispositivo compartido —una tablet, un iPad o un móvil antiguo— montado en la entrada, la barra, el taller o la recepción. La pantalla muestra siempre el teclado de fichaje: la persona introduce su código de empleado y su PIN, marca entrada o salida y el dispositivo vuelve a la pantalla inicial. Nadie ve los datos de nadie.
Se parece a el reloj de fichar de toda la vida, pero sin comprar el reloj y sin instalación.
Modo individual
Cada persona ficha desde su propia cuenta, en la app del móvil o en el navegador. Entra con su usuario, pulsa entrada o salida y ve su historial: sus horas, su saldo, sus ausencias. Si la empresa lo activa, el fichaje captura la ubicación en ese instante concreto, no un rastreo continuo.
Se parece a fichar desde el ordenador al empezar a trabajar, pero funcionando también fuera de la oficina.
Diferencias, punto por punto
| Criterio | Modo quiosco | Modo individual |
|---|---|---|
| Dispositivo | Una tablet o móvil antiguo fijo en el centro de trabajo | El móvil de cada persona, o el navegador del ordenador |
| Identificación | Código de empleado + PIN personal | Sesión iniciada con su usuario y contraseña |
| Coste de equipos | Un dispositivo por centro (sirve una tablet vieja) | Ninguno, si la plantilla usa su propio móvil |
| Velocidad en hora punta | Alta: cola de una persona, cuatro dígitos y dentro | Depende de cada uno; si nadie lleva el móvil encima, se retrasa |
| Personal sin móvil de empresa | Resuelto: no necesita móvil propio | Problemático: no puedes obligar a usar el móvil personal |
| Trabajo fuera del centro | No cubre a quien no pasa por el local | Sí, con geolocalización puntual en el momento del fichaje |
| Varios centros de trabajo | Un dispositivo por centro, con registros separados | Indiferente: la persona ficha desde donde esté |
| Sin conexión | El dispositivo queda fijo y con WiFi conocido | Depende de la cobertura de cada empleado |
Cuál te conviene según tu caso
Hostelería, comercio y peluquería
QuioscoTurnos partidos, entradas y salidas concentradas y personal que no siempre lleva el móvil encima. Una tablet en la barra o en la trastienda resuelve el turno completo.
Comerciales, reparto, obra y mantenimiento
IndividualLa jornada empieza y acaba fuera del centro. El fichaje desde el móvil con geolocalización puntual deja constancia de dónde se hizo, sin necesidad de pasar por la oficina.
Limpieza y servicios en casa del cliente
IndividualCada persona trabaja en un sitio distinto cada día. El quiosco no tiene dónde vivir; el móvil sí.
Clínicas, talleres y oficinas con recepción
Los dosQuiosco para quien está en sala, consulta o taller, e individual para dirección, comerciales y quien teletrabaja. Los registros se unifican en el mismo informe.
Empresas de menos de 10 personas
Individual, y quiosco si hace faltaCon plantillas pequeñas casi siempre basta con el móvil. El quiosco se añade cuando hay alguien sin smartphone o cuando el equipo prefiere no usar el suyo.
Tres errores que invalidan el registro, con cualquiera de los dos modos
Que un encargado fiche por el resto del equipo. Es el fallo más común y convierte el registro en no fiable ante la Inspección.
Dejar los códigos y PIN apuntados junto al dispositivo. El PIN es personal: si está a la vista, deja de identificar a nadie.
Rellenar los fichajes a final de mes desde una hoja de cálculo. El registro es diario, y la SAN 4128/2023 ya rechazó un Excel editable sin control de cambios.
Preguntas frecuentes
¿Cuál de los dos exige la ley?
Ninguno. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a registrar diariamente el inicio y el fin de la jornada de cada persona, de forma fiable y accesible, pero no impone ningún método ni dispositivo. Tanto una tablet compartida con PIN como el móvil de cada empleado son válidos, siempre que el registro sea inalterable, quede trazado quién lo modifica y se conserve cuatro años.
¿Puedo obligar a mis empleados a fichar con su móvil personal?
No sin más. Exigir el uso de un dispositivo personal para trabajar es discutible y, si la empresa no aporta medios alternativos, puede generar conflicto e incluso obligación de compensar el gasto. La salida habitual es ofrecer las dos vías: quien tenga móvil de empresa o quiera usar el suyo ficha desde la app, y el resto lo hace con su PIN en la tablet del centro.
¿El modo quiosco es menos seguro porque el dispositivo es compartido?
No, si cada persona tiene su propio código y PIN. Lo que no debe hacerse nunca es dejar una lista de códigos a la vista o que un encargado fiche por otros: eso convierte el registro en no fiable y es justo lo que la Inspección busca. El PIN es personal e intransferible, igual que una contraseña.
¿Puedo usar los dos modos a la vez en la misma empresa?
Sí, y es lo más común en cuanto la plantilla pasa de unas pocas personas. Lo habitual es quiosco para quien trabaja en un punto fijo —barra, tienda, taller, recepción— y app individual para comerciales, personal de ruta, obra o teletrabajo. Los registros van al mismo sitio y los informes salen unificados.
¿Necesito comprar una máquina de fichar?
No. El modo quiosco funciona sobre una tablet Android o iPad corriente, incluso de segunda mano, y el modo individual no necesita nada más que el móvil que ya tiene la persona. Los terminales biométricos, además de costar dinero, arrastran los requisitos del artículo 9 del RGPD para datos biométricos: evaluación de impacto previa y justificación de que no hay alternativa menos intrusiva.
En FichMe no tienes que elegir uno de los dos
Los dos modos vienen incluidos en todos los planes y conviven en la misma empresa: activas el quiosco en los centros donde lo necesites y el resto de la plantilla ficha desde el móvil. Los informes para la Inspección salen unificados, independientemente de cómo haya fichado cada persona.