Registro horario: guía completa para empresas

Qué es el registro horario

Es la obligación que el Real Decreto-ley 8/2019 introdujo en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores: la empresa debe garantizar un registro diario de jornada con la hora concreta de inicio y de finalización de cada persona trabajadora. Dos meses después de aprobarse el Real Decreto-ley, el Tribunal de Justicia de la Unión Europea respaldó la misma exigencia en el caso C-55/18 (CCOO contra Deutsche Bank): los Estados deben imponer un sistema de registro objetivo, fiable y accesible.

Se le llama de varias formas y todas se refieren a lo mismo: registro horario, registro de jornada, registro de jornada laboral, registro laboral, control horario o, sin más, fichar. La ley habla de «registro diario de jornada». Lo que cambia de una empresa a otra no es la obligación, sino la herramienta con la que se cumple.

Quién está obligado

Toda empresa que tenga personas trabajando por cuenta ajena, sin importar su tamaño ni su sector. No hay un mínimo de plantilla: basta con un solo empleado. Para no dejarte a nadie fuera, ten en cuenta estos casos:

• Contratos a tiempo parcial. Entran como cualquier otro y, además, el artículo 12.4.c del Estatuto obliga a registrar su jornada día a día, totalizarla cada mes y entregar a la persona trabajadora, con la nómina, el resumen de todas las horas del mes, ordinarias y complementarias.
• Teletrabajo. Trabajar desde casa no exime: la Ley 10/2021 de trabajo a distancia obliga igualmente a registrar la jornada.
• Autónomos con empleados. Si eres autónomo y contratas a alguien, tienes que registrar la jornada de esa persona. La tuya no, porque la obligación se refiere al personal por cuenta ajena.
• Excepciones. La exclusión expresa es el personal de alta dirección. Otras relaciones laborales especiales se rigen por su propia normativa.

Las obligaciones de la empresa, con las horas extra y cómo se compensan, están desarrolladas en la guía del registro de jornada obligatorio.

Qué debe incluir

La norma pide poco, pero lo pide todos los días y para cada persona:

• Quién: la persona trabajadora, identificada.
• Qué día: un registro por jornada, no un resumen mensual.
• Hora de inicio: la hora concreta en que empieza a trabajar.
• Hora de fin: la hora concreta en que termina.

Las pausas son lo que más dudas genera. La ley exige el inicio y el fin de la jornada; la guía del Ministerio de Trabajo recomienda incluir también las pausas, para que no se presuma que todo el tiempo entre el inicio y el fin es trabajo efectivo.

Además, el registro tiene que ser fiable: si alguien corrige una hora, conviene que quede constancia de quién lo hizo, cuándo y por qué.

Cuánto tiempo se conserva y quién puede pedirlo

Cuatro años. Durante ese tiempo, los registros tienen que estar a disposición de tres destinatarios:

• · La persona trabajadora, que tiene derecho a consultar su propio registro.
• · Sus representantes legales.
• · La Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

Cuando la Inspección los pide, suele reclamar los registros diarios de un periodo concreto, por persona y de toda la plantilla afectada, junto con una explicación de cómo funciona tu sistema y de cómo se corrigen los errores. La norma no impone un formato: en la práctica se entrega en papel o en un fichero legible, normalmente PDF u hoja de cálculo.

Dos situaciones rompen la cadena: cambiar de herramienta sin llevarte el histórico y usar un sistema que borra los datos antes de tiempo. La obligación de conservar es de la empresa, no de su proveedor.

Métodos válidos: papel, Excel o app

Hoy la ley no impone una herramienta: el registro puede llevarse en papel, en una hoja de cálculo o con una aplicación, siempre que sea fiable y esté a disposición de quien puede pedirlo. Lo que cambia entre ellos es lo fácil que resulta defenderlo ante una inspección.

Si de momento vas a llevarlo a mano, usa nuestra plantilla de registro de jornada en Excel y PDF: trae los campos que pide la ley, día a día y por persona, y es gratis.

Qué cambia con el registro digital obligatorio

El Gobierno tramita un Real Decreto que haría el registro exclusivamente digital: el papel y el Excel dejarían de valer, la Inspección podría consultar los datos a distancia y cada corrección tendría que dejar rastro. Todavía no es exigible: el Real Decreto se ha vuelto a aplazar sin fecha, y nada cambia hasta que se publique en el BOE. Seguimos cada paso en la guía del fichaje digital obligatorio.

Sanciones por no llevarlo

No llevar el registro, llevarlo incompleto o que no refleje la jornada real es una infracción grave del artículo 7.5 de la LISOS, con multas de 751 a 7.500 euros por infracción. La Inspección fija el importe dentro de ese tramo según el número de trabajadores afectados, la reincidencia y la intencionalidad. Y hay un coste menos visible: sin registro, la empresa se queda sin su mejor prueba si alguien reclama horas extra. Cómo se gradúa cada multa, en multas por no registrar la jornada.

Cómo implantarlo en 4 pasos

1. 1

   Elige el método. Con dos o tres personas en un mismo sitio, una hoja bien llevada puede bastar al principio. Si hay varios centros, turnos o teletrabajo, una app te ahorra recoger papeles y perseguir firmas.

2. 2

   Fija las reglas y explícalas. El artículo 34.9 del Estatuto dice cómo se decide: por negociación colectiva o acuerdo de empresa y, si no lo hay, lo organiza la empresa previa consulta con la representación legal de la plantilla. Concreta cómo se ficha (móvil, ordenador o terminal), qué se hace con las pausas y cómo se corrige un olvido, ponlo por escrito y compártelo con la plantilla.

3. 3

   Da acceso a cada persona a su propio registro. Es un derecho del trabajador, no una cortesía, y evita las discusiones de fin de mes.

4. 4

   Revisa cada mes y guarda cuatro años. Cierra el mes, corrige con rastro lo que falte y guarda la exportación. Si cambias de herramienta, llévate el histórico completo.

Preguntas frecuentes