Así funciona FichMe
Del alta al registro horario del mes, con un restaurante de ejemplo: el centro, el equipo, los turnos, los festivos, las vacaciones y los fichajes.
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Cinco partes, en el orden en que pondrías en marcha tu empresa. Pulsa un capítulo y el vídeo salta ahí.
- Parte 11:35
Tu empresa y tu equipo
- Parte 22:31
Horarios, festivos y vacaciones
- Parte 31:05
Las reglas para fichar
- Parte 41:21
El día a día
- Parte 50:57
El registro horario
Transcripción del vídeo
Introducción
De la cuenta al registro horario
Hola. Vamos a ver cómo funciona FichMe de principio a fin, con un restaurante de ejemplo: desde que creas la cuenta hasta que tienes el registro horario que pide la ley.
Primero lo preparamos todo; después, el día a día: fichar, arreglar un olvido y sacar el informe del mes.
Parte 1 · Tu empresa y tu equipo
Crear la cuenta
Empezamos por el alta. En fichme.com, pulsa «Empezar gratis».
Primero, tus datos: nombre, apellidos, correo y una contraseña. Con ellos entrarás tú, como administradora. Pulsa «Continuar».
Después, tu empresa. Escribe el nombre y FichMe te propone la dirección desde la que entrará tu equipo.
Acepta las condiciones y crea la cuenta.
El centro de trabajo
Ya estás en el panel de tu empresa. Lo primero, el centro de trabajo: el local donde ficha tu equipo. En «Centros de trabajo», «Crear centro de trabajo».
Nombre, un código corto, la provincia y la dirección. Si tienes varios locales, cada uno es un centro.
Como es el primero, márcalo como principal y pulsa «Crear».
La primera persona y cómo ficha
Ahora, tu equipo. En «Empleados», «Agregar empleado». Javier es cocinero: nombre, apellidos y correo, donde le llegarán sus datos para entrar.
Elige su centro, el Local Centro, y pulsa «Crear empleado». El correo de bienvenida ya ha salido.
Tu equipo puede fichar de tres formas: en la web, desde el ordenador; con la app de FichMe, desde el móvil; o en la terminal, una tablet compartida en la entrada, tecleando su PIN.
El PIN lo crea FichMe al dar de alta a cada uno: está en «Código PIN». Y en Pin, Web y App decides por dónde puede fichar cada persona.
¿Cuál conviene? La web, para quien trabaja con ordenador. La app, para quien va de un sitio a otro. Y la terminal, cuando todos entran por la misma puerta: sin móvil ni contraseña.
Parte 2 · Horarios, festivos y vacaciones
Jornada o turno
Ahora, los horarios. FichMe tiene dos formas de saber cuándo trabaja cada uno: la jornada y los turnos.
La jornada es el horario semanal de toda la empresa. Basta cuando todo el mundo hace el mismo.
Un turno es un horario con nombre, como mañana o tarde, que das a cada persona. Hace falta cuando cada uno entra a una hora distinta.
¿Y si alguien tiene las dos cosas? Manda el turno: los días que su turno no cubre, descansa. La jornada es para quien no tiene turno.
La jornada está en Configuración, «Jornada Laboral». Viene de lunes a viernes, de nueve a cinco, y se cambia aquí.
El turno de Javier
En la cocina hay mañanas y tardes, así que Javier tendrá turno. En «Turnos», «Configuración», «Crear turno».
Ponle un nombre, «Mañana», un color para reconocerlo en el calendario, el horario, de nueve a cuatro, y los días: de lunes a viernes. «Crear turno».
Ahora, a quién. En «Asignación», en la fila de Javier, pulsa «Asignar». Marca «Mañana» y deja «Siempre»: desde hoy y sin fecha de fin.
Pulsa «Asignar a 1 empleado», y FichMe ya sabe cuándo le toca trabajar.
Los festivos
Los festivos. En Configuración, «Festivos», pulsa «Cargar Nacionales»: FichMe añade los nacionales del año.
Los de tu comunidad y tu municipio, con «Añadir». El Local Centro está en Madrid: la Almudena, el 9 de noviembre. En «Centro de trabajo» eliges el Local Centro, y solo cuenta allí.
En el calendario de turnos se ve: el 12 de octubre, Javier no tiene turno. Ese día nadie tiene que fichar, y no cuenta como ausencia.
Si alguien trabaja un festivo, ponle un turno ese día.
Las vacaciones
Las vacaciones. En «Permisos», FichMe ya trae dos tipos: vacaciones, con veintidós días hábiles al año, y baja médica. Si tu convenio da otros días, se cambia aquí.
Pero el alta no le da a nadie sus días. En «Balances», pulsa «Cargar cupo de 2026» y confirma: cada persona recibe sus veintidós. Sin cupo, no podrían pedir vacaciones.
Javier se va del 19 al 23 de octubre. Cada uno pide sus días desde la web o la app y tú los apruebas; o los registras tú: «Registrar permiso».
Marca a Javier, las vacaciones y las fechas: cinco días laborables. Confirma, y quedan aprobadas.
El calendario de ausencias
En «Calendario» ves quién falta cada día. Los fines de semana y el festivo salen en gris.
Parte 3 · Las reglas para fichar
La política de fichajes
Ahora, las reglas para fichar. En Configuración, «Políticas de Fichaje», eliges desde dónde se puede fichar: la web, la app y la terminal. De serie, las tres.
Debajo, los olvidos: si una entrada sigue sin salida dieciséis horas después, FichMe la marca como incompleta. No se inventa la hora, y no suma hasta que se corrige.
Y en «Notificaciones», los avisos de olvido vienen apagados. Enciende «No fichó entrada» y «No fichó salida»: te avisará la campana de tu panel.
La ubicación y la geovalla
Y la ubicación. En «Geolocalización», «Solicitar geolocalización al fichar» guarda desde dónde ficha cada uno; y con «Obligatorio compartir ubicación para fichar», quien no la comparta no ficha.
Con eso, cada centro puede tener su geovalla: un radio alrededor del local. Edita el Local Centro, activa la «Geovalla», busca la dirección en el mapa y deja doscientos metros.
Si alguien intenta fichar fuera, FichMe no le deja, le dice a qué distancia está y no se guarda nada. A la terminal no se le aplica: ya está en el local.
Parte 4 · El día a día
Javier ficha
Ya está todo preparado. Vamos con Javier: le ha llegado su correo de bienvenida. Pulsa «Acceder a FichMe».
Entra con su correo y la contraseña provisional, y la primera vez elige una contraseña suya, que escribe dos veces.
En su Inicio ve su turno de hoy y su centro. Está en el local, dentro del radio: pulsa «Fichar Entrada», y su jornada empieza a contar.
Lo ves en tu panel
Y tú lo ves al momento, en «Fichajes»: la hora, el centro y desde dónde ha fichado. Con «Ver en mapa», lo ves sobre el mapa.
Unas semanas después: ficha tarde
Pasan unas semanas. Ya está todo el equipo dado de alta, y FichMe lleva un mes registrando sus fichajes.
Hoy, viernes, Javier ha llegado a las nueve, pero se ha puesto a trabajar sin fichar. Se acuerda a las nueve y veinticinco, y ficha ahora.
Pide la corrección
Al acabar el día, pide que le corrijan la entrada: en su Inicio, en el fichaje de hoy, «Corregir fichaje».
Marca la entrada y escribe la hora buena, las nueve. Deja el motivo, «Olvidé fichar», continúa y confirma.
Hasta que tú lo apruebes, su fichaje no cambia.
Lo apruebas tú
A ti te llega a «Solicitudes»: quién lo pide, la hora que había, la nueva y el motivo. Pulsa «Aprobar», compruébalo y confirma.
Y si el olvido lo ves tú antes, lo corriges desde «Fichajes», también con su motivo.
Parte 5 · El registro horario
El informe del mes
Ya en noviembre, el registro horario de octubre: el que guardas cuatro años y enseñas si te lo pide la Inspección de Trabajo. En «Informes», elige octubre y pulsa «Generar Reporte».
Marca «Incluir detalle de modificaciones», para que lleve cada cambio del mes, y genéralo.
Cada día de cada persona, con sus entradas, sus salidas y sus horas. El 12, festivo; y del 19 al 23, las vacaciones de Javier.
Y al final, el detalle: la entrada de Javier del día 30, de las nueve y veinticinco a las nueve, el motivo, quién lo pidió, quién lo aprobó y cuándo.
Descargarlo, enviarlo y programarlo
Lo descargas en PDF, en Excel o en CSV. Y con «Enviar por correo», se lo mandas a quien quieras, por ejemplo a tu gestoría.
Para no tener que acordarte, en «Informes programados» usa la plantilla del registro de jornada mensual: cada día 2 te llegará por correo el del mes anterior, con sus modificaciones.
Cierre
Lo que has visto
Y esto es FichMe: preparas tu empresa, tu equipo ficha, corriges los olvidos y tienes el registro horario de cada mes.
Si te queda alguna duda, escríbenos: estaremos encantados de ayudarte.
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