Roles y departamentos

0:00Qué vas a aprender

Hola. En nuestro restaurante de ejemplo, con dos locales, no todo el mundo tiene que ver todo: la encargada de un local lleva a su gente, y la de Recursos Humanos, a toda la plantilla. Para eso están los roles y los departamentos.

Lo vemos en cuatro partes: los roles, los departamentos, lo que ve cada uno y las dudas más frecuentes.

0:25Los cuatro roles

El rol de una persona decide qué puede hacer y sobre quién: si solo ficha, o si además aprueba las vacaciones de su local. Se asigna en «Organización», «Accesos».

Hay cuatro. «Empleado» solo ve lo suyo. «Supervisor», además, ve y aprueba lo de su equipo. Recursos Humanos lleva a toda la plantilla, pero no toca la cuenta ni la facturación. Y «Administrador» lo puede todo.

Ana es la administradora; Carmen, de Recursos Humanos; y Sergio, supervisor, pero «todavía no tiene equipo»: lo arreglamos al final.

0:58Qué puede hacer cada rol

En «Qué puede hacer cada rol» decides qué hace cada uno, sección por sección. Solo lo ve el administrador.

De fábrica, el supervisor puede «Ver fichajes» de su equipo y resolver sus «Solicitudes» de corrección y sus «Permisos», es decir, vacaciones y ausencias. «Corregir fichajes» por su cuenta, no.

Ve las fichas de su equipo y saca sus «Informes», pero no entra en sus «Documentos», donde van las nóminas.

«Turnos» viene apagado: de fábrica, no entra en los turnos de su equipo. Si lo enciendes, ve su cuadrante y puede asignarlos. Eso sí, los turnos que cree valen para toda la empresa. Recursos Humanos, en cambio, llega con casi todo encendido.

1:38Dar acceso a una encargada

Marta, la encargada del Local Puerto, tiene que aprobar lo de su gente y nada más. Pulsa «Dar acceso» y búscala.

Elige «Supervisor». Su equipo puede ser un centro, un departamento o personas sueltas. Marca el centro «Local Puerto».

Arriba ves a cuántas verá: «6 personas», los empleados que trabajan en ese centro, sea o no su centro principal. Pulsa «Dar acceso».

2:04Cambiar un rol después

El rol también se elige en el alta; si la persona entra por invitación, empieza como empleado. A quien ya está dado de alta se lo cambias desde su ficha, con el enlace «Cambiar en Accesos».

Puede haber varios administradores, pero nadie puede cambiarse su propio rol. Y no hace falta cerrar sesión: al recargar la página, ya ve su menú nuevo.

2:25Departamento o centro

El centro es dónde trabaja cada persona; el departamento, a qué se dedica. Elena, por ejemplo, trabaja en el Local Puerto y es de cocina.

No hacen falta para fichar: sirven para filtrar y para poner a alguien al frente de un área. Están en «Organización», «Departamentos». Ya existe «Sala», y FichMe avisa: «9 personas siguen sin departamento».

2:48Crear un departamento

Pulsa «Nuevo departamento», escribe su nombre, Cocina, y pulsa «Guardar».

Para meter a varias personas a la vez, pulsa «Empleados» y marca a las seis de cocina: Lucía, Javier, Elena, Andrés, Irene y Raúl.

Si alguien ya estaba en otro departamento, lo conserva: una persona puede estar en varios. Su centro no cambia. Pulsa «Guardar».

3:12Una persona suelta

Para una sola persona, usa «Editar empleado». Sofía aún no tiene departamento: en «Departamento», elige «Sala». Si además trabaja en otro, márcalo en «Otros departamentos». Pulsa «Guardar cambios».

3:27Quién está al frente

¿Y quién está al frente de Cocina? Un supervisor con Cocina en su equipo. Lucía es la jefa de cocina: «Dar acceso» y «Supervisor».

En «Departamentos», marca «Cocina»: verá a los cocineros de los dos locales. A Elena la verán Marta, por su centro, y Lucía, por su departamento. Pulsa «Dar acceso».

En «Departamentos», Cocina ya tiene responsable: Lucía. Desde su lápiz, en «Responsables», puedes poner o quitar supervisores sin pasar por «Accesos».

3:57Dónde se nota

Con departamentos, aparece el filtro «Departamento» en «Fichajes», en los informes y en el calendario de turnos. Al elegir «Cocina», ves solo a la gente de cocina.

4:07Entra Marta, la encargada

Ahora entra Marta, con su usuario.

Su inicio es «Mi equipo»: quién de su local trabaja hoy y quién falta. En el menú tiene lo suyo y lo de su equipo, sin Organización ni Configuración.

Si su equipo tiene varios departamentos, arriba puede quedarse con uno: con «Cocina», solo ve a los cocineros de su local.

4:27Marta aprueba unas vacaciones

En «Permisos» le esperan las vacaciones de Diego y de Elena. Las de Irene, del Local Centro, no le salen.

Abre las de Elena: esa semana no falta nadie más. Pulsa «Aprobar».

4:39Marta aprueba una corrección

En «Correcciones», Pablo pide cambiar su entrada del miércoles de las nueve y treinta y ocho a las nueve en punto. Pulsa «Aprobar» y confirma.

Cada solicitud les llega a su supervisor, a Recursos Humanos y a la administración, y basta con que la resuelva uno.

4:55Entra Carmen, de RRHH

Ahora entra Carmen, de Recursos Humanos.

Ve a toda la empresa: en el «Panel general», los dos locales y, en «Permisos», también las vacaciones de Irene.

Lleva la configuración del fichaje, pero no la general, las notificaciones ni la facturación.

5:10Entra Elena, empleada

Y ahora entra Elena, cocinera, con el rol Empleado: solo ve lo suyo. En «Mis permisos», sus vacaciones ya están aprobadas.

Al pedir algo nuevo, en «Enviar a» elige quién recibe el aviso: Marta, Lucía, Carmen o Ana. Resolverla puede cualquiera de ellos.

5:29«No está en tus accesos»

Si a alguien le sale «no está en tus accesos», su rol no tiene esa sección: a Marta le pasa con el «Panel general». Si su rol puede tenerla, se enciende en «Qué puede hacer cada rol».

5:40El encargado que no ve a su equipo

Si tu encargado no ve a su equipo, hacen falta dos cosas: el rol de supervisor y un equipo. Sergio tiene el rol, pero «Todavía no tiene equipo».

Pulsa «Elegir de quién» y marca su centro, «Local Centro»: abajo ves que pasará de 0 a 3 personas. Pulsa «Guardar cambios».

Si aun así le falta alguien, revisa que esa persona trabaje en ese centro y tenga el rol Empleado. A otro supervisor solo lo ve si se lo añades como persona.

6:09Cambiar o quitar un acceso

Para cambiar el rol o el equipo de alguien, aunque ya tenga fichajes, pulsa «Editar»: sus fichajes no se tocan. Así cambias también al responsable de un departamento.

Con «Quitar el acceso» vuelve a ser empleada, y lo que tenga sin resolver lo resolverán Recursos Humanos o administración. Aquí pulsamos «No quitarlo».

Y si Lucía necesita algo distinto que el resto de supervisores, enciende «Ajustar lo que puede hacer Lucía»: lleva su propia rejilla, y lo que cambies en «Qué puede hacer cada rol» ya no le afecta.

6:42Borrar un departamento

Si borras un departamento con gente, FichMe te dice antes cuántas personas se quedan sin él y a cuántas deja de ver su supervisor.

No se borra a nadie ni cambian sus fichajes, y los informes de los meses anteriores siguen saliendo con su departamento de entonces. Aquí pulsamos «Cancelar».

7:00Resumen

Repasemos.

El rol decide qué puede hacer cada persona, y el equipo, sobre quién. Los dos se asignan en «Accesos».

Si te queda alguna duda, escríbenos: estaremos encantados de ayudarte.