Control horario para autónomos: cuándo hay que fichar y qué software usar
Por Matías Maquieira
Ingeniero de software (15+ años) · 24 de julio de 2026
La respuesta corta
Si eres autónomo y trabajas solo, no estás obligado a registrar tu jornada: la obligación del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores recae en la empresa respecto de sus personas trabajadoras por cuenta ajena, y tú no lo eres. En cuanto contratas al primer trabajador, sí: desde ese día debes registrar cada jornada con su hora concreta de inicio y de finalización y conservar esos registros cuatro años (RD-ley 8/2019).
Esa distinción parece obvia escrita así, pero es la que más dinero hace perder. Hay autónomos sin empleados pagando una suscripción que no necesitan porque alguien les dijo que «desde 2019 hay que fichar», y hay autónomos con dos personas contratadas que no registran nada porque creen que la norma es cosa de empresas grandes. Ni una cosa ni la otra. Lo que sigue es el detalle: quién ficha exactamente, qué pasa si no lo llevas, cuánto cuesta de verdad cumplir cuando tienes entre uno y cinco trabajadores, y en qué casos no deberías comprar nada.
Un apunte de contexto antes de seguir: a día de hoy sigue en tramitación un Real Decreto para reforzar el registro horario y hacerlo digital, accesible en remoto para la Inspección e inalterable. A julio de 2026 no se ha publicado en el BOE; el Consejo de Estado emitió un dictamen desfavorable en marzo de 2026 y no hay fecha cerrada. Es decir: lo que te obliga hoy es la norma de 2019, no un reglamento futuro. Y no existe ningún registro oficial de software «homologado» por el Ministerio, por mucho que algún proveedor lo insinúe.
Quién ficha y quién no, caso por caso
La confusión casi siempre viene de mezclar dos cosas distintas: estar dado de alta en el RETA y ser trabajador por cuenta ajena. El registro de jornada mira sólo lo segundo.
| Situación | ¿Hay que registrar jornada? | Quién ficha | Por qué |
|---|---|---|---|
| Autónomo que trabaja solo | No | Nadie | No hay ninguna persona trabajadora por cuenta ajena a la que registrar. Tu horario es asunto tuyo. |
| Autónomo con 1 empleado o más | Sí, desde el primer día de alta | El empleado. Tú no estás obligado a fichar | Art. 34.9 ET: no existe umbral mínimo de plantilla. Incluye contratos a tiempo parcial y de pocas horas. |
| Autónomo societario (socio o administrador en el RETA) | No, si su vínculo es societario | Sus trabajadores sí; él no, salvo que tenga contrato laboral común | La relación con la sociedad es mercantil, no laboral. El personal de alta dirección va por el RD 1382/1985 y es un supuesto discutido. |
| TRADE (autónomo económicamente dependiente) | No | Nadie | Sigue siendo trabajo por cuenta propia, aunque el 75 % de tus ingresos vengan de un solo cliente. |
| Falso autónomo | Sí, y ese es el menor de los problemas | La persona que factura, como trabajadora | Si la relación es realmente laboral (horario impuesto, medios de la empresa, dependencia), la califica así la Inspección, no el contrato. |
Un matiz que se pasa por alto: si tu empleado teletrabaja de forma regular, la Ley 10/2021 de trabajo a distancia refuerza el registro. El sistema tiene que reflejar el tiempo real de trabajo de esa persona, incluidos el inicio y el fin de la jornada, aunque no pise el local ni un solo día.
Qué sanción hay si no llevas el registro
No llevar el registro de jornada es una infracción grave en materia de relaciones laborales. La escala aplicable es la del artículo 40.1.b de la LISOS, con importes actualizados por la Ley 10/2021: de 751 a 7.500 euros, graduados en tres tramos según las circunstancias.
Grado mínimo
Incumplimiento aislado, sin perjuicio acreditado para el trabajador
Grado medio
Ausencia de registro con incidencia en la jornada realmente trabajada
Grado máximo
Reincidencia, ocultación o afectación generalizada de la plantilla
La cifra se cuenta por centro de trabajo, no por empleado
Vas a leer en muchos sitios que la multa es «de hasta 7.500 € por trabajador». La escala de la LISOS no funciona así: sanciona la conducta —no tener registro— por cada centro de trabajo en el que se aprecia, y el número de personas afectadas es uno de los criterios que agravan el importe dentro de esa horquilla, no un multiplicador. Para un bar con tres empleados eso significa que el riesgo realista está en los cientos o pocos miles de euros, no en las decenas de miles. Sigue siendo más caro que cualquier suscripción del mercado durante varios años.
Y hay un coste que casi nadie contabiliza: la carga de la prueba. Si un trabajador reclama horas extra y tú no tienes registro, no tienes con qué rebatirle. La ausencia de registro juega en contra de quien tenía la obligación de llevarlo, que eres tú. En un negocio pequeño, una sola reclamación de ese tipo cuesta más que diez años de software.
Puedes ver el detalle de tipos de infracción y ejemplos en la guía de registro de jornada obligatorio.
Cuánto cuesta cumplir con 1 a 5 trabajadores
Aquí es donde el mercado se pone tramposo. Casi todos los proveedores anuncian un precio por empleado y mes, que en un equipo de tres personas suena a calderilla. El problema son las tres letras pequeñas que sólo aparecen al final del proceso de contratación: mínimos de plantilla, cuota base por empresa y módulos que se facturan aparte. Con cinco personas o menos, esas tres cosas pesan más que el precio unitario.
La tabla siguiente calcula el coste mensual total —no el precio por persona— para plantillas de 1, 3 y 5 trabajadores, aplicando los mínimos y las cuotas base reales de cada fabricante.
| Herramienta | 1 trabajador | 3 trabajadores | 5 trabajadores | €/empleado (5) | Letra pequeña |
|---|---|---|---|---|---|
| FichMe | 9 € | 9 € | 9 € | 1,80 € | Precio cerrado por tramo, no por persona: cuesta lo mismo con 1 que con 5. |
| Woffu | 1,5 € | 4,5 € | 7,5 € | 1,50 € | Plan Lite, limitado a 10 empleados y el único suyo con pago mensual. |
| Bixpe | 2 € | 6 € | 10 € | 2,00 € | Sin mínimos ni permanencia. Su plan gratuito guarda 30 días de histórico, no cuatro años. |
| Kronjop | 2,4 € | 7,2 € | 12 € | 2,40 € | Coste por usuario sin cuota base. El GPS entra a partir del plan Professional. |
| Clockify | 0 € | 0 € | 0 € | 0,00 € | Gratis hasta 5 usuarios. Precios en dólares y GPS sólo en Pro y Enterprise. |
| Jibble | 0 € | 0 € | 0 € | 0,00 € | Plan gratuito con usuarios ilimitados, pero no está construido sobre la normativa española. |
| Sage HR | 4 € | 12 € | 20 € | 4,00 € | El módulo Core es obligatorio; el de control horario no se contrata por separado. |
| Factorial | 5,5 € | 16,5 € | 27,5 € | 5,50 € | Suite completa de RRHH: cada alta suma coste de forma lineal. |
| Holded | 30,5 € | 33,5 € | 36,5 € | 7,30 € | Pagas el plan de empresa aunque sólo quieras fichar. El cálculo usa su plan Básico. |
| Sesame HR | 71,25 € | 71,25 € | 71,25 € | 14,25 € | Contratación mínima de 15 empleados: pagas por 15 aunque seáis 2. |
| aTurnos | 30 € | 30 € | 30 € | 6,00 € | Tarifa plana de 20 €/mes de 1 a 10 personas, más el módulo de control horario aparte. |
Importes mensuales sin IVA, calculados con el modelo de precio publicado por cada fabricante y verificados contra su web oficial el 24 de julio de 2026. Los ceros corresponden a planes gratuitos que cubren ese tramo, con sus límites indicados en la columna de la derecha. El importe de FichMe es el de pago mensual. Esta tabla es un corte del tramo micro; el análisis completo de las 25 herramientas está en la comparativa de software de control horario.
Los mínimos que expulsan al micro
- Sesame HR anuncia 4,75 €/empleado/mes, pero exige una contratación mínima de 15 empleados. Con 2 personas pagas por 15: el suelo real son 71,25 €/mes. Es una herramienta buena que sencillamente no está pensada para ti.
- aTurnos no factura por usuario, sino por tramo: 20 €/mes de 1 a 10 trabajadores. Pero el control horario completo es un módulo aparte, +10 €/mes en ese tramo. Total realista: 30 €/mes tanto si sois 2 como si sois 10.
- Holded cobra el plan por empresa y añade 1,50 € por empleado del complemento Equipo Pro. Si sólo quieres fichar, estás pagando un ERP entero.
- Kenjo suma una cuota única de implantación de 200 a 500 € que no aparece en la tarifa anunciada.
Lo que sí escala hacia abajo
- Coste puro por usuario sin mínimos (Bixpe, Kronjop, Woffu Lite): con 1 o 2 personas la factura es de un par de euros. Es lo más barato en el tramo más pequeño.
- Precio cerrado por tramo (FichMe): pagas lo mismo con 1 que con 5, así que sale caro con 1 y barato con 5. Conviene si esperas crecer o si te importa que la factura no cambie cada vez que contratas.
- Planes gratuitos (Jibble, Clockify hasta 5 usuarios): coste cero real, pero la conservación de cuatro años y el formato del informe para la Inspección quedan de tu parte. El plan Free de Bixpe guarda 30 días de histórico: para el registro legal, no sirve tal cual.
Cómo se ficha sin complicarte la vida
Con menos de cinco personas no necesitas un proyecto de implantación. Necesitas que cada trabajador marque dos veces al día y que eso quede guardado. Hay tres métodos que cubren prácticamente todos los casos.
App en el móvil
Cada persona ficha desde su teléfono. Es lo lógico si tu equipo se mueve: obra, instalaciones, reparto, visitas a domicilio. Si quieres comprobar que el fichaje se hace en el lugar acordado, la geolocalización debe usarse solo en el momento de marcar, nunca como seguimiento continuo durante la jornada.
Navegador web
Un botón en el ordenador de trabajo. Es la opción natural para oficina, gestoría, despacho o cualquier puesto que ya empieza el día encendiendo un equipo. Cero instalación, cero hardware y funciona igual en teletrabajo.
Modo kiosco con PIN
Una tablet vieja fija en la entrada o en la trastienda y un PIN por persona. Es el método que mejor funciona en bar, peluquería, taller o tienda: no depende de que cada empleado tenga móvil de empresa ni de que lo lleve encima con batería.
Por qué la huella y el reconocimiento facial son mala idea a esta escala
Los terminales biométricos se venden muy bien: parecen serios, evitan que alguien fiche por otro y cuestan poco. El problema es que, según el criterio de la AEPD, la huella y el rostro son datos biométricos, es decir, categorías especiales de datos con protección reforzada. Su uso para control de presencia se considera un tratamiento de alto riesgo, y eso arrastra obligaciones que ningún negocio de tres personas quiere asumir: evaluación de impacto previa, análisis de proporcionalidad documentado y una base jurídica sólida —el consentimiento del trabajador no sirve, porque en una relación laboral no se considera libre.
Y el argumento definitivo es más simple: la biometría no te acerca ni un milímetro a cumplir el artículo 34.9. La ley te pide registrar la hora de entrada y salida, no identificar a nadie por su cuerpo. Un PIN cumple exactamente lo mismo sin abrirte un frente con la AEPD. Lo detallamos en fichaje con huella dactilar.
Errores típicos del autónomo empleador
Estos tres aparecen una y otra vez en negocios pequeños que creen estar cumpliendo. Los tres son fáciles de corregir hoy mismo.
1. Firmar el cuadrante a final de mes
Imprimir el horario teórico y que cada trabajador lo firme el día 30 no es un registro de jornada: es una declaración retrospectiva de lo que se suponía que iba a pasar. La ley habla de registro diario con la hora concreta de inicio y finalización. Un inspector detecta este patrón en dos minutos, porque todos los días salen clavados y nadie trabaja así. Además, si el trabajador reclama, su firma sobre un horario teórico no prueba las horas realmente hechas.
2. Llevarlo en un Excel que cualquiera puede reescribir
La norma no prohíbe Excel, y quien te diga lo contrario está vendiéndote algo. Lo que pide es un registro fiable. Una hoja de cálculo abierta se puede modificar en cualquier momento sin dejar rastro de quién ni cuándo, lo que la convierte en una prueba débil precisamente en el momento en que la necesitas. Si vas a seguir con Excel, al menos ciérralo cada mes en PDF con fecha y guarda copia inalterada: tendrás algo que enseñar durante los cuatro años de conservación.
3. No registrar las pausas
Es el fallo más caro y el menos intuitivo. Si sólo anotas entrada y salida, todo el intervalo entre ambas se presume tiempo de trabajo efectivo. En una jornada partida de hostelería o comercio eso puede significar dos horas diarias de más en el cómputo, con impacto directo en horas extra y en el descanso del artículo 34.4 del Estatuto. Registrar el inicio y el fin de las pausas que no son tiempo de trabajo te protege a ti, no al revés.
Divulgación: esta página está publicada por FichMe, que es a la vez uno de los productos mencionados. Los datos de precio de la tabla anterior proceden de las webs oficiales de cada fabricante y se calculan con el mismo modelo para todos, incluido el nuestro. Los enlaces a FichMe son comerciales; el resto de menciones no lo son.
Qué plan de FichMe encaja si tienes entre 1 y 5 empleados
El plan de entrada es Starter: 9 €/mes con pago mensual, hasta 5 empleados. Con pago anual son 84 € al año, es decir, 7 €/mes equivalentes. Es un precio por tramo, no por persona: con 3 trabajadores salen 3,00 € por empleado y mes, y con 5 bajan a 1,80 €.
Plan Starter
o 84 €/año (7 €/mes equivalentes) · hasta 5 empleados
- Fichaje desde web, móvil y modo kiosco con PIN
- Registro diario con hora de inicio y finalización
- Historial de modificaciones de cada fichaje
- Informes exportables para Inspección y conservación de cuatro años
Plan Plus
o 144 €/año · hasta 15 empleados
- Todo lo del plan Starter
- Geolocalización y geovallas al fichar
- Turnos y cuadrantes
- Gestión de vacaciones, permisos y ausencias
Dato incómodo pero importante: la geolocalización no está incluida en el plan Starter, empieza en Plus (15 €/mes). Si tienes tres trabajadores que se mueven por obras o domicilios y necesitas verificar dónde fichan, tu plan no es el de 9 € sino el de 15 €. Lo mismo ocurre con turnos y gestión de ausencias. Si tu equipo trabaja siempre en el mismo local, nada de eso te hace falta y Starter te sobra.
Pruébalo antes de pagar nada
14 días de prueba con acceso completo, sin permanencia. Si en ese plazo ves que no encaja con tu negocio, no continúes: es preferible a arrastrar una suscripción que no usas.
Cuándo no te hace falta ningún software
Si eres autónomo sin empleados, no compres nada. Ni el nuestro.
No tienes obligación de registrar tu jornada, así que un software de control horario no te aporta cumplimiento: te aporta, como mucho, una hoja de horas para facturar por tiempo a tus clientes, que es otro problema y se resuelve con herramientas de seguimiento de proyectos, muchas de ellas gratuitas. Que un comercial te hable de multas de 7.500 € no cambia la ley: esa multa es para empresas con personas trabajadoras a su cargo.
Tampoco tiene sentido contratar hoy si vas a dar de alta a tu primer trabajador dentro de unos meses. La obligación nace con el alta, no antes. Configuras la herramienta el día que firmas el contrato y tardas menos de lo que crees.
Y si ya tienes un empleado con horario fijo en un solo local, sé honesto sobre lo que necesitas: un plan gratuito bien usado puede bastar, siempre que asumas tú dos cosas que esas herramientas no te dan resueltas —conservar el histórico completo durante los cuatro años que exige la ley, y poder generar un informe legible por empleado y periodo cuando te lo pidan—. Si no vas a hacer eso, entonces sí compensa pagar por una herramienta que lo haga sola.
Preguntas frecuentes
¿Un autónomo sin empleados está obligado a fichar?
No. La obligación de registro diario de jornada del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores recae en la empresa respecto de sus personas trabajadoras por cuenta ajena. Un autónomo que trabaja solo no es trabajador por cuenta ajena de nadie, así que no tiene que registrar su propia jornada ni conservar registro alguno.
¿Desde cuántos trabajadores hay que llevar el registro de jornada?
Desde el primero. No hay umbral de plantilla: en cuanto das de alta a una persona por cuenta ajena, aunque sea a tiempo parcial o por unas horas a la semana, debes registrar cada día su hora concreta de inicio y de finalización y conservar esos registros durante cuatro años (RD-ley 8/2019).
¿Cuánto cuesta cumplir con el control horario si tengo 3 empleados?
Depende mucho del modelo de precio. Con tres personas, herramientas de coste puro por usuario salen por unos pocos euros al mes, mientras que las que aplican mínimos de contratación o cuota base por empresa disparan la factura: Sesame HR factura un mínimo de 15 empleados (71,25 €/mes) y aTurnos parte de 20 €/mes de plan más el módulo de control horario aparte. FichMe cuesta 9 €/mes hasta 5 empleados con pago mensual, o 84 €/año (7 €/mes equivalentes) con pago anual.
¿Vale un Excel para el registro de jornada de mi empleado?
La ley no impone una herramienta concreta, así que un Excel no está prohibido de partida. El problema es probatorio: una hoja de cálculo editable puede modificarse en cualquier momento sin dejar rastro, no acredita cuándo se anotó cada fichaje y es difícil de defender ante la Inspección o en un juicio por horas extra. Si usas Excel, tendrás que demostrar por otra vía que el registro es fiable y que se ha conservado cuatro años.
¿Tiene que fichar el autónomo societario que trabaja en su propia empresa?
Si su vínculo con la sociedad es societario (socio o administrador dado de alta en el RETA) y no tiene contrato de trabajo, no es trabajador por cuenta ajena y no registra su jornada. Si además existe una relación laboral común, esa persona ficha como cualquier otro trabajador. Los contratos de alta dirección se rigen por la relación laboral especial del RD 1382/1985 y son un supuesto discutido: conviene contrastarlo con tu asesoría laboral.
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Esta página tiene finalidad informativa y no sustituye al asesoramiento jurídico. Si tu caso concreto encaja en varios supuestos a la vez —socio que además trabaja, familiar colaborador, contratos de alta dirección—, contrástalo con tu asesoría laboral antes de decidir. Precios verificados contra la web oficial de cada fabricante el 24 de julio de 2026; pueden cambiar sin previo aviso.