Pedir que lean o firmen un documento
Pide a tu equipo que lea o firme un documento y comprueba en Nóminas y firmas quién lo ha hecho y quién falta.
Cuando compartes un documento puedes pedir a cada persona que lo lea o que lo firme. En DocumentosNóminas y firmas ves cada envío, quién lo ha abierto, leído o firmado y a quién le falta, y se lo recuerdas. Solo lo pueden hacer los administradores.
Antes de empezar#
- La gestión documental tiene que estar activada. Lo explicamos en Organizar los documentos.
- La firma llega con un código al correo de la persona. Si no tiene correo, le llega a la app, si la usa. Sin ninguno de los dos, no puede firmar.
- Así lo ve tu equipo: Tus nóminas y documentos.
Pedir una lectura o una firma#
Al subir un documento#
- Pulsa Subir y elige los archivos.
- En Para, elige a una persona, a varias o una carpeta de empresa.
- En ¿Qué tiene que hacer?, elige Leerlo o Firmarlo.
- Pulsa Subir y pedir lectura o Subir y pedir firma.
Al pedir algo, el aviso por correo y en la app sale siempre. Todo lo que subes de una vez forma un solo envío, con un recordatorio automático cada 3 días para quien no lo haya hecho. Con una carpeta Solo RR. HH. no se puede pedir nada, porque nadie más la ve.
Con un documento que ya está subido#
Abre el menú ⋯ del documento (o marca varios) y pulsa Pedir firma o lectura. Aquí tienes más opciones:
| Opción | Qué hace |
|---|---|
| Firma o Lectura | Lo que tiene que hacer. |
| Destinatarios | Solo en documentos de empresa: Personas concretas, Un centro, Un puesto o Toda la empresa. Si el documento es de una persona, se le pide a ella. |
| Fecha límite | Opcional. Pasada la fecha, el envío sale como fuera de plazo, pero se puede seguir firmando o leyendo. |
| Recordatorio automático | Sin recordatorio, Cada 2 días, Cada 3 días o Cada semana. |
| Mensaje | Opcional. Lo verán en el aviso. |
Pulsa Pedir firma o Pedir lectura. A quien ya lo firmó, lo leyó o lo tiene pendiente no se le vuelve a pedir.
Al repartir las nóminas#
En el último paso del reparto eliges si tienen que Confirmar que la han leído o Firmarla. Lo explicamos en Repartir las nóminas.
Qué hace cada persona#
- Leer: abre el documento y pulsa Confirmo que lo he leído. El botón se activa cuando lo ha abierto.
- Firmar: abre el documento, pulsa Firmar y escribe el código de 6 dígitos que le llega. El código caduca a los 10 minutos y admite 5 intentos; si no le llega, puede pedir otro al cabo de un minuto.
Al leer o firmar, FichMe guarda la fecha y la hora, la IP, el dispositivo y la huella SHA-256 del archivo, que identifica el documento exacto. En la firma guarda además si el código fue por correo o por la app.
Seguir los envíos en Nóminas y firmas#
Cada fila es un envío: un reparto de nóminas o una petición de lectura o firma. Filtra con Todos, Con pendientes, Borradores o Completados.
| Columna | Qué muestra |
|---|---|
| Envío | El título y cuántos documentos y para quién, por ejemplo «18 nóminas». |
| Se pidió | Firma, Lectura o nada, si solo se compartió. |
| Enviado | Cuándo. |
| Progreso | Por ejemplo «15 de 18 firmadas», «16 de 18 leídos» o, si no se pidió nada, «15 de 18 la han abierto». |
El número en rojo de la pestaña son los envíos que piden lectura o firma y a los que aún les falta alguien. Un reparto de nóminas sin lectura ni firma sale en Completados, con cuántos la han abierto.
Abre un envío con la flecha para ver el detalle: arriba, a quién le falta (Faltan N), con su estado («Sin abrir» o «Visto el…, sin firmar») y los recordatorios que lleva. Con Ver quién ha firmado ves también a los que ya lo hicieron.
Recordar a quien falta#
- Recordar a N, en la fila del envío, avisa a todos los que faltan. Recordar, en el detalle, avisa a una persona.
- A la misma persona no se le puede recordar dos veces en menos de 12 horas.
- En el detalle, Recordatorio automático lo activa o desactiva. Los automáticos salen solo a quien falta y dejan de salir cuando la persona lleva cinco recordatorios, contando los que mandes tú.
Descargar los justificantes#
En el detalle de un envío, Descargar justificante (PDF) baja un PDF con los justificantes de todas las personas que han leído o firmado. Cada persona tiene además su Justificante. Recoge la persona, el documento, la fecha y la hora, la IP, el dispositivo y la huella del archivo.
Cancelar un envío#
Si ya no hace falta, pulsa Ya no hace falta firmarlo (o leerlo) y confirma. Quienes faltaban dejan de tenerlo como tarea y no reciben más recordatorios. Lo ya firmado se conserva con su justificante y el documento sigue en su carpeta. Se cancela el envío entero: no se puede cancelar para una sola persona.
Visto, leído y firmado#
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| Visto el… | La persona abrió o descargó el documento por primera vez ese día. Se anota solo y no es una confirmación de lectura. Sin abrir, si aún no lo ha hecho. |
| Leído | Pulsó Confirmo que lo he leído. |
| Firmado | Firmó con el código. |
En el panel de detalles de cada documento, la pestaña Actividad recoge todo lo que se ha hecho con él (quién lo subió, lo abrió, lo descargó, lo firmó o lo movió), con la fecha, la hora y la IP. Con Exportar registro (CSV) te lo descargas. Solo la ven los administradores.
Preguntas frecuentes#
¿Puede firmar alguien que no tiene correo?#
Sí, si tiene la app de FichMe: el código le llega como notificación. Sin correo ni app, no le puede llegar el código. Añade su correo en su ficha de Empleados.
¿Puedo cambiar la fecha límite después de enviar?#
No. Si necesitas otra, cancela el envío y pide la firma o la lectura de nuevo.
¿Se puede firmar con certificado digital?#
No. La firma de FichMe es la firma con código descrita arriba.
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