Organizar los documentos
Las carpetas de la empresa y de cada persona, y cómo subir y compartir archivos.
En Documentos guardas lo de cada persona (nóminas, contratos, certificados) en su propia carpeta, y lo que es para todo el equipo (normativa, manuales, el calendario) en carpetas de empresa en las que eliges quién lo ve. Lo gestionan los administradores; cada persona ve lo suyo en Mis documentos.
Antes de empezar#
- La gestión documental está en los planes Pro, Business y Enterprise. Actívala en ConfiguraciónGeneral, con Activar gestión documental. Al activarla, FichMe prepara una carpeta para cada persona activa.
- Así lo ve tu equipo: Tus nóminas y documentos.
Cómo está organizado#
Arriba tienes tres pestañas y, a la derecha, un enlace a la Papelera:
| Pestaña | Qué hay |
|---|---|
| Empleados | Una fila por persona, con su carpeta. Es la pantalla de entrada. |
| Empresa | Las carpetas de empresa y todos sus documentos. |
| Nóminas y firmas | Los repartos de nóminas y las peticiones de lectura o firma. Ver Envíos y lectura. |
Los botones de la cabecera son Repartir nóminas (Repartir las nóminas) y Subir. La flecha de Subir tiene además Nueva carpeta de empresa.
La lista de empleados#
| Columna | Qué muestra |
|---|---|
| Empleado | Nombre, puesto y centro. |
| Pendiente | Lo que le has pedido y no ha hecho: «N sin firmar» o «N sin leer». |
| Documentos | Cuántos documentos tiene en su carpeta. |
| Última actividad | La fecha del último documento que se le subió. |
De entrada salen primero quienes tienen algo pendiente. Filtra con Centro, Con algo pendiente o Incluir bajas (para ver también a las personas dadas de baja). El buscador filtra la lista mientras escribes; con Intro, busca en los documentos.
En cada fila, Subir abre el selector de archivos, los guarda en su carpeta y le avisa. En el menú ⋯ tienes Subir documentos, Abrir carpeta y Descargar todo, que baja todos sus documentos en un ZIP con sus carpetas. También puedes arrastrar archivos sobre la fila de una persona.
La carpeta de cada persona#
La carpeta de cada persona nace vacía: las carpetas las creas tú. La única que aparece sola es Nóminas, con una subcarpeta por año, la primera vez que repartes sus nóminas.
- Crear una carpeta: abre la carpeta de la persona, pulsa la flecha de Subir y elige Nueva carpeta. Ponle un Nombre (hasta 80 caracteres) y pulsa Crear carpeta.
- Cambiar el nombre o eliminar una carpeta: menú ⋯ de la carpeta, Cambiar nombre o Eliminar carpeta. Las carpetas no se mueven; los documentos, sí.
Al crear o editar una carpeta tienes dos interruptores:
| Opción | Qué hace |
|---|---|
| Solo RR. HH. | La persona no verá esa carpeta ni lo que hay dentro, ni recibirá aviso de lo que subas ahí. Las carpetas de dentro también quedan ocultas. En la carpeta verás la etiqueta Solo administradores. |
| El empleado puede subir aquí | La persona podrá subir sus archivos a esa carpeta, por ejemplo justificantes o títulos de formación. Viene apagado. |
Los documentos#
En la tabla tienes el Nombre, el Estado, la fecha en que se Subió y el Tamaño. El Estado dice Visto el… con la fecha en que la persona lo abrió o lo descargó por primera vez, o Sin abrir. Si le pediste leerlo o firmarlo, dice Pendiente de lectura, Pendiente de firma, Leído o Firmado.
Pulsa una vez en un documento para ver el panel de detalles y su Actividad. Con el botón derecho o el menú ⋯ tienes Abrir, Descargar, Pedir firma o lectura, Cambiar nombre, Mover a… y Eliminar. Puedes marcar varios a la vez para descargarlos, moverlos o eliminarlos.
Lo que sube la propia persona#
Desde Mis documentos, cada persona puede subir archivos a su carpeta principal y a las carpetas con El empleado puede subir aquí activado. Los administradores reciben un aviso en la app con el nombre del archivo. En la tabla, debajo del nombre, verás quién lo subió.
Documentos de empresa#
- Pulsa la flecha de Subir y elige Nueva carpeta de empresa. Si aún no tienes ninguna, en la pestaña Empresa también tienes el botón Nueva carpeta.
- Ponle un Nombre y elige Quién la ve: Solo RR. HH., Toda la empresa (de entrada), Un centro o varios o Personas concretas.
- Pulsa Crear carpeta y sube los documentos dentro. Para crear una subcarpeta, abre la carpeta y usa la flecha de Subir › Nueva carpeta.
Cada carpeta tiene su propia audiencia, también las de dentro: al crear una subcarpeta vuelves a elegir quién la ve. Con Un centro o varios, la ven las personas cuyo centro principal o centros fijos estén entre los elegidos. Para cambiarlo después, abre el menú ⋯ de la carpeta y pulsa Quién la ve….
En la tabla de Empresa, la columna Visible para recuerda quién ve cada documento y Lectura o firma cuenta cuántos lo han leído o firmado, si lo pediste.
Subir documentos#
Pulsa Subir. En el diálogo Subir documentos:
- Pulsa Elegir archivos o Elegir una carpeta.
- En Para, elige una persona, varias o una carpeta de empresa.
- En ¿Qué tiene que hacer?, deja Nada o elige Leerlo o Firmarlo. Lo explicamos en Envíos y lectura.
- Deja activado Avisarle por correo y en la app si quieres que lo sepa.
- Pulsa Subir (o Subir y pedir lectura, Subir y pedir firma).
Con Para los archivos van a la carpeta principal de cada persona. Para guardarlos en una subcarpeta, ábrela y sube desde ahí, o arrastra los archivos sobre ella: arrastrar sube sin preguntar.
- Qué archivos: PDF, imágenes (también las HEIC del iPhone), Word, Excel, TXT y CSV, de hasta 50 MB cada uno.
- Nombres repetidos: si subes dentro de una carpeta abierta y ya hay un archivo con el mismo nombre, el nuevo se guarda como «nombre (2)». No se sustituye el anterior.
- Mientras sube: abajo a la derecha ves la cola de subida y puedes seguir navegando por Documentos. Si se corta la conexión, la subida se reanuda sola al volver.
Buscar un documento#
Pulsa Ctrl K (⌘ K en Mac) desde cualquier pantalla de Documentos y escribe al menos dos letras: busca en los nombres de los archivos, las carpetas y las personas, no dentro del contenido. Pulsa Intro para ver todos los resultados con filtros: Empleado, Centro, Fecha (de subida), Estado y Subido por.
Preguntas frecuentes#
¿La persona ve todo lo que hay en su carpeta?#
Sí, salvo lo que está en carpetas Solo RR. HH.. Sus compañeros no ven su carpeta.
¿Puedo pasarle un documento a alguien de fuera de la empresa?#
Sí, desde la página de búsqueda. Busca el documento, pulsa Intro para ver los resultados y, en el menú ⋯ del documento, pulsa Compartir…. Crea un enlace que caduca (de 24 horas a 30 días), con contraseña y límite de descargas si quieres. Puedes revocarlo cuando quieras y cada descarga queda en su Actividad.
¿Cuánto espacio tengo para documentos?#
Todos los documentos de tu empresa comparten un espacio de 5 GB, y cada archivo puede ocupar hasta 50 MB. Lo explicamos en Conservación, papelera y espacio.
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