Conservación, papelera y espacio
Cuánto se conservan las nóminas, cómo recuperar lo borrado y el espacio de tu empresa.
Lo que eliminas en Documentos va a la Papelera y se puede recuperar durante 90 días. Las nóminas que repartes se conservan cuatro años y no se borran por descuido. Y todo lo que guardas ocupa espacio del almacenamiento de tu empresa. Aquí te contamos cómo funciona cada cosa.
Antes de empezar#
- Solo los administradores pueden eliminar, recuperar y borrar definitivamente los documentos de la empresa.
- Cada persona puede eliminar lo que ha subido ella misma, mientras no se lo hayas pedido leer o firmar a otras personas. Lo explicamos en Tus nóminas y documentos.
- Esto es para los documentos. La conservación de los fichajes es otra cosa: la tienes en Cómo se protege el registro de jornada.
Eliminar un documento o una carpeta#
- Un documento: en su menú ⋯, pulsa Eliminar (o selecciónalo y pulsa Supr). Va a la Papelera al momento y el aviso te deja Deshacer durante unos segundos.
- Una carpeta: en su menú ⋯, pulsa Eliminar carpeta y confirma. Sus documentos van a la Papelera; la carpeta y sus subcarpetas desaparecen y no se recuperan.
La carpeta principal de cada persona no se puede eliminar.
Las nóminas se conservan cuatro años#
Cada nómina que repartes con Repartir las nóminas se guarda en la carpeta Nóminas de su persona con un plazo de conservación de 48 meses (cuatro años) desde el reparto. Mientras dura:
- La persona no la puede eliminar.
- La carpeta Nóminas no se puede eliminar entera. FichMe te dice qué nómina lo impide y hasta cuándo se conserva.
Si una nómina se subió por error, un administrador sí puede eliminarla: FichMe pide confirmarlo y la manda a la Papelera, donde sigue los 90 días normales. Al eliminarla pierde su plazo de conservación, también si después la restauras. En la Actividad del documento queda anotado que se envió a la Papelera pese a conservarse hasta esa fecha.
Lo que subes a mano a tus carpetas no lleva plazo de conservación: se guarda hasta que lo elimines.
La Papelera#
Entra con el enlace Papelera, a la derecha de las pestañas de Documentos. En el navegador del móvil está en el menú ⋯, junto al título.
Para cada documento verás:
| Columna | Qué muestra |
|---|---|
| Documento | El nombre y adónde volverá si lo restauras. |
| Titular | De quién es, o Empresa. |
| Eliminado | Cuándo y quién lo eliminó. |
| Se borrará | La fecha en que se borrará sola: 90 días después de eliminarlo. |
Recuperar un documento#
Pulsa Restaurar en su fila. Vuelve a su carpeta. Si la carpeta ya no existe, vuelve a la carpeta principal de su persona o, si era de empresa, a una carpeta Recuperados que solo ven los administradores. Puedes marcar varios y restaurarlos a la vez.
Borrar un documento definitivamente#
Pulsa Borrar definitivamente y confirma. El archivo se borra con todo su historial, también las firmas y las lecturas confirmadas.
El espacio de tu empresa#
Todos los documentos de tu empresa comparten un espacio de almacenamiento de 5 GB, en cualquier plan. Cada archivo puede ocupar hasta 50 MB.
Cuentan para ese espacio:
- Todos los documentos, también los justificantes que se adjuntan a correcciones de fichaje y a permisos.
- Lo que está en la Papelera, hasta que se borra definitivamente o pasan sus 90 días. Ten en cuenta que los PDF originales de cada reparto de nóminas van a la Papelera.
- Las versiones anteriores de las nóminas que sustituyes al repartir de nuevo un mes.
Si se llena, las subidas se paran y en la cola verás Cuota de almacenamiento llena. Para liberar espacio, borra definitivamente de la Papelera lo que ya no necesites, o elimina documentos que no tengas que conservar y bórralos después de la Papelera.
Preguntas frecuentes#
He eliminado algo sin querer#
Pulsa Deshacer en el aviso, si aún lo ves. Si no, entra en la Papelera y pulsa Restaurar: tienes 90 días.
¿Qué pasa con los documentos de alguien que se va de la empresa?#
Desactivar o eliminar a una persona no toca sus documentos: siguen en su carpeta y siguen ocupando espacio. En la lista de Documentos, activa Incluir bajas para verla, con la etiqueta Baja, abrir su carpeta o descargarla con Descargar todo. Ella ya no puede entrar a verlos.
¿Puedo vaciar la Papelera de una vez?#
En la web, no: se borra documento a documento con Borrar definitivamente. Lo que no borres se borra solo a los 90 días.
¿Ve el empleado lo que elimino?#
No. Lo que mandas a la Papelera deja de verse en su Mis documentos, y si lo restauras vuelve a verlo.
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