Cómo se protege el registro de jornada
Fichajes firmados, cambios con rastro y conservación: por qué el registro es fiable ante una inspección.
El registro de jornada tiene que reflejar lo que de verdad se trabajó y no poder cambiarse a escondidas. Aquí te contamos, sin tecnicismos, cómo protege FichMe cada fichaje, qué rastro deja cada cambio y qué tienes que hacer tú para conservar el registro. Es útil para la administración y para cualquiera que tenga que responder ante una inspección.
La hora la pone FichMe, no el móvil#
Cuando alguien ficha desde la web, la app o el terminal, la hora que se guarda es la del servidor de FichMe en ese momento, no la del reloj del dispositivo. Cambiar la hora del teléfono no cambia la hora del fichaje.
Los fichajes que no se hacen en el momento (los que crea un administrador o los que llegan por una solicitud aprobada) llevan la marca Manual, con quién los creó y por qué. Ver Añadir fichajes y pausas a mano.
Cada fichaje va firmado y encadenado#
Cada vez que se registra un fichaje, FichMe hace tres cosas:
- Calcula su huella. Un resumen matemático (SHA-256) de sus datos: la persona, si es entrada, salida o pausa, la hora exacta, por dónde se fichó y el día de la jornada. Si cambiara cualquiera de esos datos, la huella sería otra.
- La encadena con el fichaje anterior de la misma persona. La huella de cada fichaje incluye la del anterior, como los eslabones de una cadena. Cada fichaje tiene además su número de orden dentro de la cadena.
- Firma el resultado con una clave secreta que solo tienen los servidores de FichMe.
¿Para qué sirve? Si alguien cambiara la hora de un fichaje directamente en la base de datos, sin pasar por FichMe, la firma de ese fichaje dejaría de cuadrar y, con ella, la de todos los que vienen detrás. La alteración se podría detectar.
Cada cambio deja rastro#
Ningún cambio sustituye al original en silencio:
| Qué pasa | Qué queda guardado |
|---|---|
| Una corrección de hora o de centro | Siempre pasa por una solicitud con motivo, aunque la haga un administrador. Se guarda la hora de antes y la nueva, el motivo, el justificante si lo hay, quién la pidió, quién la aprobó o la rechazó y cuándo. Ver Corregir un fichaje. |
| Un fichaje creado a mano | Quién lo creó, cuándo y el motivo. En Fichajes lleva la marca Manual. |
| Un fichaje eliminado | No se borra de verdad: deja de contar en las horas, pero se guarda quién lo eliminó, cuándo y el motivo. |
| Una solicitud rechazada | La solicitud, el motivo del rechazo y quién la rechazó. El fichaje se queda como estaba. |
Todo esto lo ves en dos sitios:
- SolicitudesHistorial, para el día a día. Se puede exportar a Excel o PDF. Ver Revisar las solicitudes de corrección.
- El informe de fichajes, con la opción Incluir detalle de modificaciones. Añade un anexo con cada cambio del periodo: qué había antes y qué hay después, el motivo, quién lo pidió, quién lo aprobó y cuándo, incluidos los fichajes eliminados. Es el documento que conviene tener a mano ante una inspección. Ver Descargar el registro de jornada.
Cada persona puede ver su registro#
La norma pide que el registro esté a disposición de cada trabajador. En FichMe, cada persona ve sus fichajes y sus horas desde su cuenta, en Mis Fichajes o en la app, sin pedírtelo. Ver Consultar tus fichajes y tus horas.
Conservar el registro cuatro años#
La empresa tiene que conservar el registro de jornada durante cuatro años. FichMe no borra los fichajes antiguos con el paso del tiempo: siguen en tu cuenta y puedes sacar el informe de cualquier periodo.
Lo que sí depende de ti:
- Cuando alguien deja la empresa, desactívalo; no lo elimines. Al desactivar a una persona, sus fichajes siguen en los informes. Eliminar está pensado para fichas de prueba y quita también sus fichajes de las pantallas y los informes. Ver Dar de baja a un empleado.
- Antes de eliminar la cuenta de la empresa, descarga el registro. Al eliminar la cuenta se borran todos sus datos, fichajes incluidos. Ver Eliminar la cuenta de la empresa.
Preguntas frecuentes#
¿Puede un administrador cambiar un fichaje sin que se note?#
Desde FichMe, no. Cambiar una hora exige una solicitud con motivo que queda en el historial y en el anexo del informe. Eliminar un fichaje también deja anotado quién, cuándo y por qué.
¿Puedo comprobar yo mismo la cadena de firmas?#
Hoy no hay un botón en el panel para hacerlo. Si una inspección o un perito necesitan esa comprobación sobre tus datos, escríbenos.
¿Qué es la «Huella digital (SHA-256)» que sale al final del PDF?#
Es un resumen de los datos de jornada de ese informe tal y como estaban al generarlo. Si generas otra vez el mismo informe y los datos no han cambiado, la huella coincide; si alguna hora ha cambiado, sale otra. No es un sello oficial ni sustituye a la firma de cada fichaje.
¿Los empleados pueden eliminar sus propios fichajes?#
Sí, los suyos, por ejemplo un fichaje repetido por error. Igual que cuando lo hace un administrador, el fichaje no desaparece del rastro: queda anotado quién lo eliminó, cuándo y el motivo, y sale en el anexo de modificaciones del informe.
¿FichMe tiene un certificado o un sello de cumplimiento?#
No existe un sello oficial que conceder. Lo que te podemos enseñar es cómo funciona: la hora del servidor, la firma encadenada, el rastro de cada cambio, el acceso de cada persona a su registro y la exportación en PDF, Excel y CSV. Más sobre la norma en Registro de jornada obligatorio.
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