Repartir las nóminas
Sube un solo PDF con todas las nóminas: FichMe lo parte y entrega a cada persona la suya.
Sube el PDF que te manda la gestoría con las nóminas del mes. FichMe lo parte, busca a quién va cada nómina por su DNI o NIE y no envía nada hasta que lo revisas tú. Cada nómina se guarda en la carpeta de su persona y solo la ve ella. Lo hacen los administradores.
Antes de empezar#
- La gestión documental tiene que estar activada en ConfiguraciónGeneral, con Activar gestión documental. Lo explicamos en Organizar los documentos.
- Comprueba que cada persona tiene su DNI / NIE en su ficha de Empleados: es lo que FichMe busca en el PDF. A quien no lo tenga, tendrás que elegirlo a mano.
- El PDF tiene que llevar texto, como los que generan los programas de nóminas. Si es una imagen escaneada, FichMe no puede leerlo y eliges a mano a quién va cada página.
- Solo PDF, de hasta 50 MB por archivo y 1.500 páginas, y sin contraseña.
Paso 1: subir el PDF#
El reparto empieza en el botón Repartir nóminas, arriba a la derecha de Documentos.
- En Documentos, pulsa Repartir nóminas.
- En Periodo de las nóminas, elige el mes y el año. De entrada sale el mes anterior.
- En Cómo vienen las nóminas, elige cómo te las ha mandado la gestoría (lo tienes en la tabla de abajo).
- Arrastra el PDF a la zona de subida o pulsa Elegir PDF.
- Pulsa Analizar. Verás Leyendo el PDF y buscando DNI…. Con PDF grandes puede tardar un minuto; si sales, el análisis sigue y el lote queda en borradores.
| Opción | Cuándo elegirla |
|---|---|
| Un PDF con todas | Un solo archivo con todo el mes. Si una nómina ocupa dos hojas seguidas de la misma persona, se juntan. |
| Una nómina por página | Un solo archivo en el que cada página es la nómina de una persona. |
| Varios PDF, uno por persona | Un archivo por cada nómina. Puedes subirlos todos a la vez. |
Paso 2: revisar a quién va cada nómina#
FichMe enseña una fila por nómina con la Página, lo Detectado en el PDF (el nombre tal como sale impreso y el DNI, si lo encuentra), el Empleado y la Coincidencia. Arriba tienes el resumen: cuántas se han emparejado por DNI, cuántas quedan por confirmar y cuántas no tienen empleado.
| Coincidencia | Qué significa | Qué haces |
|---|---|---|
| DNI coincide | Ha encontrado en la página un DNI o NIE válido de alguien de tu plantilla. | Nada. |
| Solo nombre · confirma | Solo ha encontrado el nombre. | Ábrela con Ver y pulsa Confirmar. |
| Hay otro DNI · confirma | El DNI coincide, pero en la página hay otro DNI que no es de nadie de tu plantilla. | Compruébala y confirma. |
| N candidatos · confirma | Encaja con varias personas. | Elige a la persona correcta. |
| Sin empleado | No ha encontrado a nadie. | Elige a la persona a mano o omítela. |
Para comprobar una página, pulsa Ver. En el menú ⋯ de cada fila tienes Omitir esta nómina y, en las páginas en blanco o sin datos, Unir con la anterior. Una nómina omitida no se envía; la recuperas con Incluir.
FichMe solo da por buena una nómina sin preguntar cuando encuentra un DNI o NIE con la letra de control correcta. El DNI de la empresa que emite las nóminas, que sale en todas las páginas, lo ignora.
Si alguien ya tiene la nómina de ese mes#
Si ya repartiste ese mes a esa persona, la fila avisa de que ya tiene nómina. Elige Sustituir (nueva versión), y la anterior queda como versión anterior, u Omitir.
Quien no sale en el PDF#
Debajo del resumen verás Sin nómina en este lote con las personas activas a las que no les toca nada. Es solo un aviso: no se les envía ni se les crea nada.
Pasar al envío#
Continuar se activa cuando no queda nada por resolver. Si quieres seguir sin las dudosas, pulsa Omitir las N y continuar: no se repartirán, y puedes volver a este paso para incluirlas antes de enviar.
Paso 3: enviar#
Antes de enviar, FichMe te recuerda que cada nómina se guarda en la carpeta Nóminas / 2026 (el año del periodo) de su empleado y que solo la ve esa persona. El nombre del archivo lo pone solo, por ejemplo «Nómina septiembre 2026 - Javier Moreno Castillo.pdf».
| Opción | Qué hace |
|---|---|
| ¿Qué tienen que hacer? | Nada: solo recibirla, y verás quién la ha abierto. Confirmar que la han leído: con un botón, desde la app o la web. Firmarla: con un código que les llega por correo. |
| Fecha límite (opcional) | Solo si pides lectura o firma. Pasada la fecha, se puede firmar igual. |
| Recordatorio | Sin recordatorio, Cada 2 días, Cada 3 días (de entrada) o Cada semana. Solo a quien aún no lo haya hecho. |
| Mensaje (opcional) | Lo verán en el aviso, junto a su nómina. |
| Avisar a cada uno por correo y en la app | Marcada de entrada. Si la desmarcas, la nómina aparece en su carpeta sin aviso. Ojo: si has pedido lectura o firma, los recordatorios salen igual; elige Sin recordatorio si no quieres que les llegue nada. |
Pulsa Enviar N nóminas. No hay más confirmaciones: en ese momento cada persona ya puede ver la suya, y los PDF originales van a la Papelera. Al terminar verás Nóminas repartidas y el botón Ver el envío, que te lleva a Nóminas y firmas. Lo explicamos en Envíos y lectura.
Dejarlo a medias#
Puedes salir en cualquier paso con Guardar borrador y salir. El lote queda en Nóminas y firmasBorradores y desde ahí lo retomas donde lo dejaste. Los borradores no caducan.
Para tirar un lote que no has enviado, abre el menú ⋯ del asistente y pulsa Descartar lote. No se envía nada a nadie y los PDF subidos van a la Papelera.
Preguntas frecuentes#
Me he equivocado y ya lo he enviado. ¿Se puede deshacer?#
Un envío no se deshace. En Nóminas y firmas puedes cancelarlo, pero eso solo deja de pedir la lectura o la firma: las nóminas siguen en la carpeta de cada persona.
- Si una nómina fue a la persona equivocada, ábrela en su carpeta y usa Mover a… para llevarla a la carpeta de la persona correcta. Pasa a ser suya, y quien la tenía deja de verla.
- Si sobra una nómina, elimínala: va a la Papelera. Como las nóminas se conservan, FichMe te pide confirmarlo. Ver Conservación, papelera y espacio.
Ten en cuenta que, si se avisó al enviar, esa persona ya recibió el correo.
La gestoría me manda un PDF escaneado#
FichMe lee el texto del PDF, no las imágenes. Con un escaneado, todas las páginas salen como Sin empleado y eliges a mano a quién va cada una. Si puedes, pide a la gestoría el PDF original del programa de nóminas.
Me dice que el PDF está protegido con contraseña#
Verás «El PDF está protegido con contraseña. Guárdalo sin contraseña y vuelve a subirlo.». Ábrelo con la contraseña, guarda una copia sin ella y súbela de nuevo.
¿Puedo repartir la nómina de alguien que ya no trabaja con nosotros?#
No con el reparto: solo empareja con personas activas, así que su página saldrá como Sin empleado y tendrás que omitirla. Si esa persona ya tenía carpeta en Documentos, súbela a mano: en la lista, activa Incluir bajas y pulsa Subir en su fila.
¿Puedo repartir dos veces el mismo mes?#
Sí, por ejemplo para una nómina complementaria. A quien ya tenga nómina de ese mes, la fila te pedirá elegir entre Sustituir (nueva versión) y Omitir.
¿Y si me quedo sin espacio?#
Al enviar, FichMe calcula si el lote cabe. Si no, verás «No queda espacio en el plan para repartir este lote.». Lo que está en la Papelera también ocupa: bórralo definitivamente si ya no lo necesitas. Lo explicamos en Conservación, papelera y espacio.
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