FichMe vs When I Work: ¿qué software de control horario conviene más a una pyme en España?
When I Work es un software estadounidense referente mundial en la gestión de turnos (scheduling) y el fichaje de equipos por turnos: hostelería, retail, sanidad o logística. Su app es excelente, su planificación de turnos es de las mejores del mercado y su precio por usuario es muy competitivo. FichMe juega en el mismo terreno del registro de jornada, pero con una diferencia de raíz: está hecho para España, en español y conforme a la normativa española de control horario.
When I Work es una plataforma global de turnos y fichaje, potente y muy pulida, pensada para el mercado anglosajón. FichMe es control horario hecho para España: en español, con informes para la Inspección conforme al RD-ley 8/2019, precios públicos en euros y soporte local.
Elaborada por el equipo de FichMe, software de control horario y gestión de personal para pymes españolas. Las referencias a When I Work están basadas en su documentación pública (datos a junio de 2026); para precios y funcionalidades actualizadas, consulta su web oficial.
1. Enfoque del producto
FichMe
Plataforma de control horario y gestión de personal para pymes españolas. Cubre el ciclo completo del día a día: fichaje desde móvil, terminal con PIN o Slack, geolocalización, vacaciones y permisos, bajas y ausencias, turnos y cuadrantes, bolsa de horas, gestión documental de nóminas y contratos, alertas de incidencias e informes listos para inspección. Todo con precio cerrado y sin proyecto de implantación.
Ideal para
- Empresas de 1 a 100 empleados
- Quien quiere fichaje, vacaciones, turnos y documentos en un solo sitio
- Negocios que quieren empezar hoy, sin implantación
- Clínicas, restaurantes, retail, construcción, oficinas
When I Work
When I Work es un software de gestión de turnos (employee scheduling) y fichaje con sede en Minneapolis (EE. UU.), usado por más de 200.000 centros de trabajo en todo el mundo. Su punto fuerte es la planificación de turnos: creación de cuadrantes en minutos, turnos abiertos (OpenShifts), intercambio de turnos, gestión de disponibilidad y mensajería interna para el equipo. Su módulo de fichaje (time clock) permite registrar entradas y salidas desde la app móvil (iOS y Android), desde la web o convirtiendo un iPad, ordenador o terminal en un kiosco donde el empleado ficha con su email o ID; captura la ubicación GPS de cada fichaje y usa geofencing para que solo se pueda fichar en el sitio correcto. Se integra con software de nóminas estadounidense (Gusto, ADP, Rippling, entre otros). Es una herramienta excelente, pero diseñada para el mercado estadounidense: no está orientada a la normativa española ni a los informes que exige la Inspección de Trabajo en España.
Ideal para
- Empresas con equipos por turnos (hostelería, retail, sanidad, logística) que priorizan la planificación de cuadrantes
- Organizaciones angloparlantes o internacionales cómodas operando en inglés
- Negocios en EE. UU. o que usan software de nóminas estadounidense (Gusto, ADP, Rippling…)
- Equipos que valoran una app móvil muy pulida y una gestión de turnos avanzada por encima del cumplimiento legal español
2. Facilidad de implantación
Uno de los mayores problemas del software de gestión de personal es que los empleados no lo usen: si fichar o pedir vacaciones cuesta, el dato deja de ser fiable.
FichMe
Orientado a una implantación rápida, sin hardware ni instalaciones adicionales. Alcance de suite con la curva de aprendizaje de una app sencilla: en la mayoría de casos, los empleados fichan y piden vacaciones el mismo día que se activa la cuenta.
When I Work
When I Work es reconocido por una puesta en marcha rápida y una app muy intuitiva, especialmente en la planificación de turnos: el equipo empieza a usarla casi sin formación. La contrapartida para una empresa española es que su interfaz web es en inglés (la app móvil sí ofrece español) y que la configuración y el soporte están pensados para el mercado anglosajón, sin plantillas ni informes adaptados a la normativa española. FichMe persigue la misma simplicidad pero desde el primer minuto en español, con alta inmediata y prueba sin tarjeta.
3. Precio y transparencia
El precio suele ser uno de los factores que más pesan al elegir.
FichMe
Publica precios directamente en su web, sin permanencia y con prueba gratuita de 14 días. El precio es por tramo de empleados e incluye todos los módulos del plan, sin coste por empleado adicional:
Con facturación anual, el plan Starter equivale a unos 7 €/mes.
When I Work
When I Work publica sus precios en su web, en dólares estadounidenses y por usuario al mes (datos a junio de 2026): plan Essentials desde 2,50 $/usuario/mes, plan Pro desde 5 $/usuario/mes y plan Premium desde 8 $/usuario/mes, además de un plan Enterprise a presupuesto. Punto importante: el control horario (time tracking) es un complemento de pago en todos los planes, no está incluido en el precio base de la planificación de turnos. Ofrece facturación mensual o anual y publicita no tener contratos ni permanencia. Al estar en dólares y orientado a EE. UU., el coste final para una empresa española depende del tipo de cambio y de si se contrata el módulo de fichaje aparte. Verifica siempre el precio actual en wheniwork.com.
Consulta su web para la tarifa actualizada (datos a junio de 2026).
4. Funcionalidades de control horario
Fuentes: documentación pública de ambas plataformas (datos a junio de 2026). Las funcionalidades del competidor pueden variar según el plan contratado.
| Funcionalidad | FichMe | When I Work |
|---|---|---|
| Fichaje móvil / web | FichMe: Sí | When I Work: Sí |
| Terminal kiosco con PIN* When I Work convierte un iPad, ordenador o terminal en kiosco donde el empleado ficha con su email o ID de empleado; incluye opción de foto en el terminal iOS. | FichMe: Sí | When I Work: Sí |
| Geolocalización GPS | FichMe: Sí | When I Work: Sí |
| Gestión de turnos | FichMe: Sí | When I Work: Sí |
| Ausencias y permisos* When I Work gestiona solicitudes de tiempo libre (time off) y disponibilidad dentro de la planificación de turnos. | FichMe: Sí | When I Work: Sí |
| Bolsa de horas* When I Work registra horas trabajadas y horas extra, pero no incluye una bolsa de horas al estilo español (saldo a compensar) como concepto propio. | FichMe: Sí | When I Work: No |
| Informes para Inspección (RD-ley 8/2019)* When I Work es un software estadounidense sin enfoque en la normativa española: no genera informes adaptados al RD-ley 8/2019 ni está pensado para la Inspección de Trabajo de España (junio de 2026). Sus registros de fichaje pueden exportarse, pero no equivalen a un informe legal específico para España. | FichMe: Sí | When I Work: No |
| Precios públicos en web | FichMe: Sí | When I Work: Sí |
| Sin permanencia* When I Work publicita en su web que se puede cambiar de plan, ajustar usuarios o cancelar en cualquier momento, sin contratos. | FichMe: Sí | When I Work: Sí |
| Prueba gratuita | FichMe: Sí | When I Work: Sí |
| Nóminas integradas* Ni FichMe ni When I Work calculan nóminas. When I Work se integra con software de nóminas estadounidense (Gusto, ADP, Rippling…), no con soluciones de nómina españolas. | FichMe: No | When I Work: No |
| Onboarding / recruiting | FichMe: No | When I Work: No |
| Gestión del desempeño | FichMe: No | When I Work: No |
| Precio cerrado por tramo, sin módulos aparte* When I Work se centra en la planificación de turnos (scheduling), con el fichaje como módulo complementario; FichMe entra por un precio cerrado con fichaje, vacaciones, turnos, bolsa de horas y documentos dentro. | FichMe: Sí | When I Work: No |
5. Opinión del mercado
When I Work en comunidades de usuarios
When I Work está muy bien valorado a nivel internacional (en torno a 4,3-4,5/5 en plataformas como G2 y Capterra a junio de 2026). Los usuarios elogian su app móvil, lo sencillo que es crear y publicar cuadrantes de turnos, la mensajería del equipo y un precio por usuario muy competitivo. Las críticas más repetidas apuntan a que el control horario es un complemento de pago aparte, a algún detalle de soporte y, para usuarios fuera de EE. UU., a que el producto y su ecosistema (nóminas, soporte, normativa) están pensados para el mercado anglosajón. Para una empresa española, el inglés en la interfaz web y la ausencia de cumplimiento del registro de jornada español son las limitaciones de fondo.
FichMe entre pymes
FichMe es una propuesta joven y enfocada: cubre el día a día del equipo en España —fichaje, vacaciones, turnos, bolsa de horas y documentos— y lo hace en español, de forma transparente y conforme a la ley. Su atractivo está en los precios públicos en euros desde 9 €/mes, la ausencia de permanencia, la prueba de 14 días, los informes preparados para la Inspección y un soporte local, sin la complejidad de adaptar un software extranjero a la normativa española.
Veredicto: ¿cuál elegir?
Elige FichMe si…
- Tu empresa está en España y necesitas cumplir el registro de jornada conforme al RD-ley 8/2019
- Quieres la herramienta y el soporte en español, sin traducir ni adaptar un producto extranjero
- Necesitas informes listos para la Inspección de Trabajo española
- Prefieres precios públicos en euros desde 9 €/mes, sin permanencia y con prueba de 14 días
- Buscas control horario y gestión de personal —fichaje, turnos, ausencias, bolsa de horas— sin módulos que no usarás
Elige When I Work si…
- Tu prioridad es la planificación avanzada de turnos (cuadrantes, OpenShifts, intercambios) por encima del cumplimiento legal español
- Tu equipo opera con comodidad en inglés o eres una empresa internacional
- Estás en EE. UU. o usas software de nóminas estadounidense (Gusto, ADP, Rippling…)
- Valoras una app móvil muy pulida y un precio por usuario muy bajo en la gama de entrada
- No necesitas informes específicos para la Inspección de Trabajo de España
¿Cuándo no elegir FichMe?
FichMe no es la solución adecuada para todos los casos. Estos son los escenarios en los que probablemente encaje mejor otra herramienta.
Necesitas nóminas integradas
FichMe no calcula ni emite nóminas. Sí guarda y reparte las que genera tu gestoría, pero si quieres calcularlas desde la misma plataforma necesitas un software de nóminas.
Buscas onboarding o recruiting
Gestión de candidatos, procesos de selección o evaluaciones de desempeño no están en el alcance de FichMe.
Más de 100 empleados con RRHH complejo
Nuestros planes llegan a 100 empleados. Para estructuras mayores con organigramas y flujos de aprobación muy elaborados, una suite grande integra más módulos entre sí.
Necesitas integrarlo con tu ERP a medida
FichMe cubre el ciclo de gestión de personal de una pyme de principio a fin, pero no sustituye a un desarrollo a medida conectado con tu ERP o tu CRM.
¿Cuál es mejor para tu sector?
El sector y el tamaño de tu empresa cambian la respuesta. Aquí va un análisis honesto para los perfiles más habituales.
Restaurantes y hostelería
Recomendación: FichMe
Fichaje por PIN en tablet como terminal kiosco, sin app obligatoria, más turnos partidos, vacaciones y bolsa de horas en la misma herramienta. Ideal para alta rotación y muchos fichajes al día.
Oficinas y trabajo híbrido
Recomendación: Depende
FichMe cubre fichaje con geolocalización, vacaciones, documentos y bolsa de horas para el día a día. Una suite de RRHH encaja mejor si además necesitas calcular nóminas o evaluar desempeño.
Retail y comercio
Recomendación: FichMe
Múltiples tiendas, turnos variables y necesidad de implantar rápido sin formación técnica. Terminal PIN para fichar en segundos, cuadrantes por tienda y vacaciones aprobadas desde el móvil.
Empresas de +50 empleados
Recomendación: Depende
Si tu gestión de personal es fichaje, vacaciones, turnos, documentos y bolsa de horas, FichMe lo cubre entero y es más ágil y económico. Si RRHH también calcula nóminas y hace recruiting, una suite puede justificar el mayor coste.
Conclusión
When I Work y FichMe coinciden en el fichaje, pero parten de mundos distintos. When I Work es un software global excelente, especialmente fuerte en la planificación de turnos y con una app móvil muy cuidada. Si tu prioridad es organizar cuadrantes complejos, operas en inglés y el precio por usuario manda, es una herramienta difícil de superar.
FichMe está hecho para España. Todo está en español, los precios son públicos y en euros (desde 9 €/mes mensual, en torno a 7 €/mes con facturación anual), sin permanencia y con 14 días de prueba. Y lo más importante: cubre el registro de jornada con informes preparados para la Inspección de Trabajo conforme al RD-ley 8/2019, algo que un software estadounidense como When I Work no aborda. En When I Work, además, el control horario es un complemento de pago aparte de la planificación de turnos.
¿Cuál elegir? Si buscas la mejor gestión de turnos a escala internacional y el cumplimiento legal español no es tu prioridad, When I Work es una gran opción. Si tu objetivo es cumplir el registro de jornada en España de forma sencilla, en tu idioma, con informes para la Inspección y un precio claro en euros, FichMe es la alternativa a When I Work más directa y honesta para el mercado español. Ambos ofrecen prueba gratuita: la mejor decisión es probarlos.
Ninguna de las dos es "la mejor" en términos absolutos: depende del tamaño, las necesidades y el presupuesto de cada empresa.
Preguntas frecuentes sobre FichMe vs When I Work
¿Cuánto cuesta When I Work?
A junio de 2026, When I Work publica sus precios en dólares y por usuario al mes: plan Essentials desde 2,50 $/usuario/mes, plan Pro desde 5 $/usuario/mes y plan Premium desde 8 $/usuario/mes, más un plan Enterprise a presupuesto. Importante: el control horario (time tracking) es un complemento de pago en todos los planes, no entra en el precio base de la planificación de turnos. Conviene confirmar el precio vigente en wheniwork.com.
¿When I Work sirve para cumplir el control horario en España?
When I Work permite registrar entradas y salidas y exportar esos datos, pero es un software estadounidense sin enfoque en la normativa española: no genera informes específicos para la Inspección de Trabajo ni está adaptado al RD-ley 8/2019. Para cumplir el registro de jornada en España con garantías, una herramienta hecha para ese marco legal, como FichMe, encaja mejor.
¿When I Work está en español?
En parte. A junio de 2026, su app móvil (iOS y Android) admite español, pero la interfaz web es en inglés y se traduce con el traductor del navegador. El soporte y la documentación están pensados para el mercado anglosajón. FichMe está íntegramente en español, web incluida, con soporte local.
¿FichMe es una buena alternativa a When I Work?
Sí, especialmente si tu empresa está en España. FichMe cubre el fichaje móvil y web, el kiosco con PIN, la geolocalización, los turnos, las ausencias, la bolsa de horas y los informes para la Inspección conforme al RD-ley 8/2019, todo en español y con precios en euros. When I Work, en cambio, destaca en planificación avanzada de turnos a escala internacional. La elección depende de si tu prioridad es el cumplimiento legal español o la gestión de cuadrantes.
¿Qué hace When I Work que FichMe no haga?
When I Work ofrece una planificación de turnos (scheduling) muy avanzada —turnos abiertos, intercambios, previsiones, mensajería de equipo— a escala internacional, y se integra con software de nóminas estadounidense. FichMe se centra en el control horario para España y no busca competir en planificación internacional ni en integraciones de nómina de EE. UU.
¿Tienen prueba gratuita y permanencia?
Ambos ofrecen prueba gratuita de 14 días sin tarjeta. When I Work publicita que se puede cambiar de plan o cancelar en cualquier momento, sin contratos. FichMe tampoco exige permanencia en ninguno de sus planes.
Otras alternativas a When I Work para control horario y gestión de personal
Si estás evaluando When I Work pero buscas opciones con mejor relación precio/funcionalidad para pymes, estas son otras comparativas útiles.
FichMe vs Factorial
Control horario especializado frente a una suite completa de RRHH.
Ver comparativa →Normativa aplicable: RD-ley 8/2019
El Real Decreto-ley 8/2019 obliga a todas las empresas españolas a registrar diariamente la jornada laboral, sin importar su tamaño. Tanto FichMe como When I Work cubren este requisito; el registro de jornada es solo el punto de partida de lo que después gestionas cada día.
Ver texto oficial en el BOE →Prueba FichMe gratis y gestiona tu equipo desde hoy
Fichaje, vacaciones, turnos, documentos y bolsa de horas en una sola herramienta. Sin permanencia, precios claros desde 9 €/mes y sin hardware adicional. Cumple el RD-ley 8/2019 con informes listos para la Inspección de Trabajo.