Registrar una ausencia
Apunta una baja, unas vacaciones o un permiso en nombre de una persona.
A veces la ausencia no la pide la persona: una baja que te llega por otra vía, unas vacaciones acordadas de palabra o un cierre de verano para media plantilla. Desde Permisos registras la ausencia en nombre de una o varias personas a la vez, y queda aprobada al momento. Lo hacen los administradores.
Antes de empezar#
- Necesitas el tipo de ausencia creado: Tipos de ausencia.
- Si el tipo tiene cupo, las personas necesitan cupo cargado para el año de esas fechas, salvo que el tipo permita adelantar días. Si falta, te lo dice FichMe y puedes cargarlo sin salir.
- Lo que registras no pasa por aprobación: nace aprobado.
Registrar una ausencia#
- Entra en Permisos y pulsa Registrar permiso, arriba a la derecha. En el móvil, Registrar. Se abre Crear Permiso Manual.
- En Empleados, marca a una o varias personas. Puedes buscar con Buscar empleado... y marcar a todas con Seleccionar todos.
- Elige el Tipo de permiso.
- Elige las Fechas. Si el tipo es por horas, elige la Fecha, la Hora inicio y la Hora fin.
- Si el tipo permite medios días, elige la Jornada: Día completo, Solo mañana o Solo tarde. En varios días, puedes poner el Primer día como Empieza por la tarde y el Último día como Acaba a mediodía.
- Si quieres, escribe un Motivo y unas Notas. Los dos son opcionales.
- Pulsa Siguiente. FichMe comprueba cada persona.
- Revisa el resultado y pulsa Confirmar con el número de personas.
Al terminar verás cuántos permisos se han creado y, si alguno falló, el motivo. Con Crear otro empiezas de nuevo.
Puedes registrar para hasta 100 personas a la vez.
El paso de validación#
En 2. Validar ves cada persona con un tick verde si se puede registrar, o en rojo con el problema. Para cada una salen los días laborables (u horas) que descuenta.
- Excluir deja fuera a alguien sin volver atrás, e Incluir lo recupera. Las personas con problemas ya salen excluidas.
- Falta cargar el cupo de: si a alguien le falta el cupo de ese año, escribe el Cupo a asignar y pulsa Asignar a N. Se les carga y se vuelve a comprobar. Si necesitas cantidades distintas por persona, hazlo en Balances.
- Avisos en ámbar: por ejemplo, que el saldo quedará en negativo porque el tipo permite adelantar días. No impiden registrarlo.
Lo que se comprueba y lo que no#
| Se comprueba | No se te exige |
|---|---|
| Que la persona tenga cupo, si el tipo no permite adelantar días. | Los Días mínimos de aviso del tipo. |
| Que no tenga otra ausencia en esas fechas. | El Máximo de días seguidos. |
| En tipos de días hábiles, que esos días tenga jornada: un fin de semana, un festivo o un día de descanso solos no se pueden registrar. | Escribir el motivo, aunque el tipo lo exija. |
| Que un permiso por horas sea de un solo día y dentro de los mínimos y máximos del tipo. | Que la persona tenga el tipo visible. |
Registrar desde el calendario#
En PermisosCalendario, pulsa un día y luego Registrar permiso el y la fecha, en el panel del día. Se abre el mismo formulario con la fecha ya puesta. Lo explicamos en El calendario de ausencias.
Corregir o anular lo registrado#
Busca el permiso en PermisosSolicitudes, con el filtro Aprobadas, y ábrelo.
- Editar: cambia el tipo, las fechas, la jornada, el motivo o las notas, y pulsa Guardar Cambios. El saldo se ajusta solo. Si acortas unas vacaciones porque la persona enfermó, los días que quitas vuelven a su cupo. Solo se pueden editar los permisos registrados por la empresa.
- Cancelar permiso: lo anula. Si descontaba saldo, se le devuelve.
Cuando editas o cancelas un permiso aprobado, la persona recibe un aviso en la app y, si lo tienes activado, un correo.
Añadir el justificante#
Si el tipo pide justificante y aún no está, el panel del permiso dice «Falta el justificante» y tiene el botón Adjuntar justificante: lo subes tú a nombre de la persona. Ella también puede añadirlo desde Mis Permisos.
Preguntas frecuentes#
¿Se avisa a la persona cuando le registro una ausencia?#
No. Lo verá en Mis Permisos y en su calendario. Sí se le avisa si después la editas o la cancelas.
Tengo que registrar una baja de la que aún no sé la fecha de fin#
Regístrala con una fecha de fin prevista y, cuando tengas el alta, edítala para ajustar las fechas.
En la validación me dice «Se superpone con…»#
La persona tiene otra ausencia, pendiente o aprobada, en esas fechas. Si es una solicitud pendiente suya, apruébala o recházala en Solicitudes. Si se solapa con otra ya aprobada, edítala o cancélala antes.
¿Puedo registrar unas vacaciones de toda la plantilla, como un cierre de agosto?#
Sí. Marca a todas las personas con Seleccionar todos, elige Vacaciones y las fechas. Revisa en la validación a quién le falta cupo.
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