Cómo funciona la bolsa de horas
Qué cuenta como hora de más o de menos, cuándo se calcula y qué ve cada persona.
Cada día, FichMe compara las horas que una persona ha fichado con las que tenía previstas y anota la diferencia en su bolsa: horas a favor si trabajó más y deuda si trabajó menos. Cada diferencia se clasifica por tipo de hora (distribución irregular, horas extra, complementarias…), porque cada tipo se compensa y caduca a su manera. La configura un administrador y cada persona consulta la suya.
Antes de empezar#
- La bolsa de horas está en los planes Pro, Business y Enterprise, y se activa en ConfiguraciónGeneral. Lo explicamos en Configurar la bolsa de horas.
- Cada persona necesita su tipo de contrato y un turno u horario. Sin contrato, sus horas quedan en revisión.
Cuándo se calcula#
Cada madrugada, FichMe repasa los tres últimos días ya terminados de cada persona. El día en curso nunca se calcula: las horas de hoy aparecen en la bolsa mañana.
Además, cuando cambian los fichajes de un día pasado, se aprueba una corrección, se registra un permiso o cambian un festivo o un turno del calendario, ese día se recalcula solo en unos minutos. No pasa lo mismo si cambias la política, el horario de la empresa o del centro, la jornada intensiva o un contrato que ya estaba configurado: para aplicarlo a días ya calculados, usa Recalcular días (El saldo del equipo). Los días de un periodo cerrado no se recalculan.
Lo previsto y lo trabajado#
Lo previsto es la jornada de ese día, por este orden:
- Un festivo de la empresa o del centro nunca genera deuda, aunque tenga un turno pintado.
- Un permiso de día completo no retribuido deja la jornada en 0. Uno retribuido, o una baja, da el día por trabajado.
- Si no, manda el turno del calendario de ese día; después, el turno fijo o por periodos de la persona (si tiene turnos y ese día no le toca ninguno, es descanso), y por último su horario personalizado, la jornada intensiva o el horario del centro o de la empresa.
A quien trabaja a tiempo parcial y no tiene horario propio, el horario general se le reparte según sus horas semanales. El orden completo está en Qué horario se aplica a cada persona.
Lo trabajado son los tramos de entrada a salida, al minuto:
- Una salida pasada la medianoche cuenta en el día de la entrada.
- Una entrada sin salida no suma: el día queda en revisión.
- Las pausas no cuentan, se fichen con el botón de pausa o saliendo y volviendo a entrar. La pausa pagada del turno o del horario sí cuenta, hasta los minutos que tenga, si se ficha con el botón de pausa.
- Si el turno tiene una pausa que se descuenta sola, se resta lo que falte para completarla, aunque no se fiche.
- Un permiso por horas retribuido suma sus horas a lo trabajado. Uno no retribuido reduce lo previsto, así que no genera deuda.
Qué tipo de hora es cada diferencia#
| Tipo de hora | Qué es | Se compensa | Caduca (de entrada) |
|---|---|---|---|
| Distribución irregular | La diferencia de cada día, a favor o en contra, hasta su tope anual (el 10 % de la jornada anual). | Siempre con descanso. | 12 meses. La deuda no caduca. |
| Horas extra | En jornada completa: lo que pasa de 9 horas en un día y el exceso cuando se agota la distribución irregular, hasta 80 horas al año. | Según la política. | 4 meses. |
| Horas complementarias | En jornada parcial con pacto: lo que pasa de lo previsto, hasta el tope semanal del pacto. | Siempre en nómina. | No caducan. |
| Trabajo en festivo | Todo lo trabajado en un festivo. Ese día no genera horas extra ni distribución irregular. | Según la política. | No caducan. |
| Prima nocturna | Un movimiento aparte por las horas de noche (de 22:00 a 06:00). Solo suma el recargo: con un factor 1,25, cada hora de noche suma 15 minutos. No se genera a un trabajador nocturno permanente. | Según la política. | No caducan. |
| Ausencia protegida | Vacaciones, permisos retribuidos y bajas sin trabajar. Saldo 0. | — | — |
| Ausencia recuperable | Un día con jornada sin fichajes, si tu política los resta de la bolsa. | Se recupera trabajando. | No caduca. |
| Sin clasificar | Lo que FichMe no puede clasificar solo. Queda en revisión. | — | No caduca. |
Los topes, los factores, las caducidades y la forma de compensar se cambian en la política. Cada tipo multiplica sus minutos por su factor: sin factor en la política, una hora vale una hora.
Según el tipo de contrato#
- Jornada completa y Temporal: la diferencia del día va a distribución irregular hasta su tope; lo que pasa de 9 horas son horas extra. Agotada la distribución irregular, el exceso son horas extra; agotadas las dos, queda en revisión. Los días en contra son deuda de distribución irregular.
- Jornada parcial con pacto: lo que trabaja de más son complementarias hasta el tope semanal (sus horas semanales por el porcentaje del pacto, el 30 % si no pones otro; de lunes a domingo). Lo que pasa de ahí va a distribución irregular y, agotada, a revisión. Nunca genera horas extra. Lo que trabaja de menos es deuda de distribución irregular.
- Jornada parcial sin pacto: lo que trabaja de más queda en revisión, porque sin pacto no puede hacer complementarias. Lo que trabaja de menos es deuda de distribución irregular.
- Sin tipo de contrato: todas sus diferencias quedan en revisión.
Lo que queda en revisión#
Un movimiento queda En revisión cuando falta un fichaje, cuando hay fichajes en un día sin ningún horario, cuando la persona no tiene contrato, cuando es parcial sin pacto y hace horas de más, cuando se agotan los topes, cuando un día tiene más de 16 horas fichadas, cuando hay un día con jornada sin fichajes y tu política los deja en revisión, o cuando las horas extra o complementarias de un día pasan de tu umbral de aprobación. En los casos dudosos, las diferencias de menos de 15 minutos no se anotan.
Lo que está en revisión no cuenta en el saldo confirmado, no se puede compensar, no entra en nómina y no caduca hasta que lo apruebes o lo rechaces. Cómo hacerlo, en El saldo del equipo.
Cuándo caducan las horas#
La fecha de caducidad se fija al calcular el día: la fecha del movimiento más los meses de su tipo. Por ejemplo, unas horas extra del 31 de julio con 4 meses vencen el 30 de noviembre. Valen todo ese día, y la noche siguiente se anota una Caducidad con lo que quede sin usar.
- Solo caducan horas a favor y confirmadas. La deuda y lo que está en revisión no caducan.
- Si la persona debe horas, la parte de sus horas a favor que cubre esa deuda no caduca.
- Al descansar, se gastan primero las horas que caducan antes.
Los lunes, quien tiene horas que caducan en los próximos 30 días recibe un aviso en la app y por correo.
Qué ve cada persona#
En Mi Bolsa de Horas, cada persona ve su saldo confirmado, lo que está en revisión, el desglose por tipo de hora, lo que caduca pronto, sus movimientos y su extracto del año, y desde ahí pide descansar o cobrar. No ve las alertas de límites legales. Lo explicamos en Tu bolsa de horas.
En el panel tienes además una guía rápida: en Bolsa de HorasSaldo del equipo, pulsa ¿Cómo funciona? junto al título.
Preguntas frecuentes#
Ayer alguien se quedó una hora más y no aparece#
Los días se calculan de madrugada, así que lo de ayer aparece a partir de hoy. Si sigue sin salir, mira si está en revisión o si su contrato y su horario están configurados.
¿Por qué una hora extra suma más de una hora?#
Porque tu política le pone un factor. Con un factor de 1,75, una hora extra suma 1 hora y 45 minutos a la bolsa. Los topes legales, en cambio, se cuentan con las horas trabajadas.
Trabajó un festivo, ¿por qué no tiene horas extra?#
Porque lo trabajado en festivo se anota entero como Trabajo en festivo, con su propio factor y su forma de compensar. Ese día no genera horas extra ni distribución irregular.
¿Las vacaciones y las bajas restan horas?#
No, si están registradas en FichMe: cuentan como ausencia protegida, con saldo 0. Si no están registradas, ese día se trata como un día con jornada y sin fichajes.
¿Te ha servido este artículo?