Compartir el cuadrante

Cuando el cuadrante está listo, puedes descargarlo en PDF para imprimirlo o colgarlo en el tablón, o enviárselo por correo a tu equipo. Se hace desde el botón Compartir del calendario de turnos y solo pueden hacerlo los administradores.

Antes de empezar#

• El cuadrante sale con las personas que estés viendo en el calendario: si has filtrado por un centro, un departamento o un turno, solo salen esas. En la vista Año sale toda la plantilla.
• Lleva los turnos, los festivos, las ausencias aprobadas y las horas de cada persona, tal como están en el calendario de turnos en ese momento.
• Poner o cambiar un turno no avisa al empleado. Enviar el cuadrante es la forma de hacérselo llegar.

Descargar el cuadrante en PDF#

1. Entra en Turnos›Calendario y filtra a las personas que quieras incluir.
2. Pulsa Compartir, arriba a la derecha. En el móvil es el botón con el icono de compartir, junto a Hoy.
3. En la ventana Compartir cuadrante, elige Mes, Semana o Año. Sale marcado el periodo que estabas viendo; cámbialo con las flechas.
4. En la pestaña Descargar, pulsa Descargar PDF.

El PDF que descargas es tu copia: lleva el tipo de cada ausencia (vacaciones, baja, asuntos propios…). El motivo que escribió cada persona no sale en ninguna copia.

Enviar el cuadrante por correo#

1. Abre Compartir y elige el periodo, como para descargarlo.
2. Pasa a la pestaña Enviar por correo.
3. Revisa a quién se envía. Salen marcadas todas las personas del cuadrante que tienen correo; desmarca a quien no quieras. Buscar persona te ayuda a encontrar a alguien, y Todos o Ninguno marca o desmarca la lista.
4. Si quieres, escribe un Mensaje (opcional), por ejemplo «Os paso el cuadrante de octubre. Cualquier cambio, decídmelo antes del viernes». Hasta 1.000 caracteres.
5. Pulsa Enviar a N personas.

El envío va en segundo plano. Verás En cola, empezará en unos segundos… y luego Enviando… X de N. Puedes cerrar la ventana: el envío sigue.

Al terminar verás Enviado a N personas. Si a alguien no se le pudo enviar, te lo dice y puedes pulsar Reintentar con esas personas.

Qué recibe cada persona#

• Un correo con el asunto «Tu cuadrante de turnos», el periodo y el nombre de tu empresa, tu mensaje si lo escribiste y el botón Ver mis turnos.
• El cuadrante en PDF con todas las personas que salían en el calendario, no solo con ella.
• En su copia, sus ausencias llevan el tipo, y las de sus compañeros salen solo como Ausencia, sin más detalle.
• Si responde al correo, la respuesta te llega a ti.

Si quieres que cada persona reciba solo su fila, filtra el calendario por esa persona antes de pulsar Compartir.

Lo que conviene saber#

• Sin correo no hay envío. Quien no tiene correo sale en la lista con «Sin correo: no se le puede enviar». Dale el PDF impreso o añádele el correo en su ficha.
• Hasta 500 personas por cuadrante y por envío.
• Hay un límite de envíos por hora para la empresa. Si lo pasas, verás «Has hecho muchos envíos del cuadrante en la última hora. Inténtalo más tarde.»
• Si cambias algo después, el PDF ya enviado no se actualiza. En Mis Turnos cada persona ve siempre su horario al día.

Preguntas frecuentes#

¿Salen las vacaciones que están pendientes de aprobar?#

No. El cuadrante solo enseña las ausencias aprobadas.

¿Puedo enviar el cuadrante a alguien que no está en él?#

No. Solo se envía a las personas que salen en el cuadrante. Si falta alguien, quita los filtros del calendario.

Necesito el cuadrante para una inspección#

El PDF sirve como horario planificado de tu plantilla. Lo que más se pide en una inspección es el registro de jornada: lo explicamos en Preparar una inspección de trabajo.