Dar de alta a un empleado
Crea la ficha de una persona, con sus datos, su centro y cómo va a fichar.
Desde Empleados creas la ficha de una persona con sus datos, su rol y sus centros de trabajo. Al guardarla, FichMe le genera su PIN y, si tiene correo, le envía sus datos de acceso para que empiece a fichar. Solo pueden hacerlo los administradores.
Antes de empezar#
- Si vas a repartir a la plantilla por centros, créalos antes: así podrás marcarlos en la ficha. Lo explicamos en Crear y editar centros de trabajo.
- Cada persona activa ocupa una plaza de tu plan, también los administradores. Las desactivadas no cuentan.
- Hay otras dos formas de dar de alta: invitar por correo, para que cada persona rellene sus datos, e importar en bloque, para muchas personas a la vez.
Dar de alta a una persona#
- En el menú, entra en Empleados.
- Pulsa Agregar empleado. Se abre el panel Agregar nuevo empleado.
- Escribe el Nombre y los Apellidos.
- En Identificación y acceso, escribe el Correo electrónico, el DNI / NIE o los dos. Hace falta al menos uno.
- En Rol, deja Empleado salvo que esta persona vaya a gestionar FichMe contigo.
- En Centros de trabajo, marca los centros donde trabaja. La estrella indica su centro principal, el que le sale por defecto al fichar.
- Si quieres, abre Datos laborales avanzados y añade la fecha de alta, la antigüedad y el domicilio.
- Pulsa Crear empleado.
Qué es cada campo#
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Nombre y Apellidos | Obligatorios. Es como sale la persona en los fichajes y en los informes. |
| Teléfono | Opcional. Solo informativo. |
| Correo electrónico | Con él entra en FichMe y le llegan los avisos. Escríbelo bien: ahí recibirá su contraseña. |
| DNI / NIE | Opcional si pones correo. Sin correo, es lo que usa para entrar. Se comprueba que el formato y la letra sean correctos. |
| Nº Seg. Social | Opcional. Si lo pones, debe tener 12 dígitos. |
| Rol | Empleado ficha y gestiona lo suyo. Administrador entra en el panel y lo gestiona todo. Ver Administradores y empleados. |
| Centros de trabajo | Los centros a los que pertenece. Solo aparece si tu empresa tiene centros creados. Si no marcas ninguno, queda sin centro. |
| No ficha | Solo sale si eliges Administrador. Para quien gestiona pero no registra jornada. |
| Fecha de alta y Fecha de antigüedad | Opcionales. La antigüedad no puede ser una fecha futura. |
| Domicilio | Calle, número, código postal y ciudad. Opcional. |
| No enviar email de bienvenida | Si lo activas, la persona no recibe el correo con sus datos de acceso. |
Cómo entra la persona por primera vez#
Depende de si le has puesto correo o no.
Con correo#
Le llega un correo con el asunto «Ya puedes fichar en…» y el nombre de tu empresa. Dentro van su correo, una contraseña temporal y el botón para entrar en la dirección de tu empresa. La primera vez que entre, FichMe le pide cambiar la contraseña por una suya de al menos 8 caracteres.
En la lista, su estado sale como Activo con la etiqueta Email enviado hasta que entre por primera vez.
Sin correo, solo con DNI#
Si dejas el correo vacío y escribes el DNI, aparece el campo Contraseña provisional (mínimo 8 caracteres). Pónsela tú y dásela en mano: entrará con su DNI y esa contraseña, y FichMe le pedirá cambiarla la primera vez.
Sin enviar el correo todavía#
Con No enviar email de bienvenida activado, la ficha se crea pero no sale ningún correo. Su estado queda como Email pendiente. Cuando quieras que entre, abre el menú … de su fila en la lista y pulsa Reenviar contraseña: le llega el correo con una contraseña temporal nueva.
Qué pasa después del alta#
- Su PIN. FichMe le asigna un Código PIN, como E0482. En el terminal de fichaje se teclean sus cuatro cifras. Lo ves en la columna Código PIN de la lista.
- Cómo ficha. Hereda los métodos de fichaje de la empresa (web, app y terminal). Puedes cambiarlos para esta persona en la lista: Elegir cómo ficha cada persona.
- Su horario. Si no le asignas un turno, sus horas previstas salen del horario de su centro principal o de la jornada laboral de la empresa. Más en Qué horario se aplica a cada persona.
Los estados de la lista#
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| Activo | Puede entrar y fichar. |
| Activo + Email enviado | Se le mandó el correo de bienvenida y aún no ha entrado. |
| Activo + Email pendiente | Se creó sin enviar el correo de bienvenida. |
| Activo + Error email | El correo no se pudo enviar. Suele ser una dirección mal escrita. |
| Inactivo | Desactivado: no puede entrar ni fichar. Ver Dar de baja a un empleado. |
Preguntas frecuentes#
No le ha llegado el correo de bienvenida#
Mira su estado en la lista. Si pone Error email, abre el menú … de su fila, entra en Editar empleado, corrige el correo y pulsa Guardar cambios. Después, en el mismo menú, pulsa Reenviar contraseña. Si el estado es Email enviado, pídele que mire en la carpeta de correo no deseado.
¿Puedo dar de alta a alguien sin correo ni DNI?#
No. FichMe necesita uno de los dos para que la persona pueda identificarse al entrar.
Me dice que el correo o el DNI ya están registrados#
Ya hay alguien en tu empresa con ese dato, aunque esté desactivado. Busca a la persona con el filtro Inactivos y reactívala en vez de crearla de nuevo: conservará su historial.
He llegado al límite de mi plan#
Verás el aviso «Has alcanzado el límite de… empleados activos de tu plan». Desactiva a quien ya no trabaje contigo o cambia de plan desde Suscripción. Las plazas de cada plan están en Precios.
¿Le puedo asignar un turno desde el alta?#
No desde este formulario. Asígnaselo después en Turnos: lo explicamos en Asignar turnos.
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