Pon en marcha tu empresa paso a paso
El orden recomendado para dejar FichMe listo: centros, jornada, festivos, equipo y vacaciones, con la guía de primeros pasos del panel.
Este es el orden que recomendamos para dejar FichMe listo antes de que tu equipo empiece a fichar: centros, jornada, festivos, equipo y vacaciones, y después lo que vayas necesitando. La guía de primeros pasos del panel te lleva por los mismos pasos y los marca sola cuando los terminas. Lo hace un administrador.
Antes de empezar#
- Necesitas la cuenta de tu empresa creada. Si aún no la tienes: Crear la cuenta de tu empresa.
- Al crear la cuenta, FichMe ya deja hechas algunas cosas: un centro de sistema llamado Principal, un horario de lunes a viernes de 9:00 a 17:00, los tipos de ausencia Vacaciones y Baja Médica, y un turno Libre. Los pasos te piden completarlo, no crearlo de cero.
- Los avisos por correo de quien no ficha vienen apagados. Los activas al final, cuando el equipo ya esté dado de alta.
La guía de primeros pasos#
La primera vez que entras en el panel se abre la ventana Hola…, empecemos. Pulsa Empezar y contesta unas preguntas rápidas:
- ¿Cómo trabaja tu equipo?: elige Todos con el mismo horario o Con turnos distintos. Según lo que elijas, el paso de la jornada te llevará a una pantalla o a otra.
- Según lo que incluya tu plan, FichMe te pregunta si quieres guardar la ubicación al fichar, compartir documentos y llevar una bolsa de horas. Lo que digas que sí se activa en ese momento; lo que digas que no, lo puedes activar más tarde.
- Al terminar, pulsa Ver los pasos.
A partir de ahí, la guía vive en una pastilla abajo a la derecha que dice cuántos pasos te faltan. Al pulsarla se abre el panel Primeros pasos, con los cinco pasos y, debajo, Cuando lo necesites. No hay que marcar nada a mano: cada paso se da por hecho cuando FichMe comprueba que lo has completado. Puedes dejarlo a medias y seguir otro día.
Paso 1: crea tus centros de trabajo#
Da de alta las sedes, tiendas u oficinas donde ficha tu equipo, con su dirección. El centro Principal que crea FichMe no aparece en la lista para editarlo: crea el tuyo.
Ve a Centros de trabajoCentros. Cada plan admite un número de centros: 1 en Starter, 3 en Plus, 5 en Pro, 10 en Business y sin límite en Enterprise. Todo el detalle en Crear y editar centros de trabajo. Si quieres que solo se pueda fichar en el centro, mira después Limitar el fichaje a la zona del centro.
Paso 2: define la jornada#
Depende de lo que contestaste en ¿Cómo trabaja tu equipo?:
- Todos con el mismo horario: revisa el horario semanal en ConfiguraciónJornada Laboral y guárdalo, aunque te valga el que viene. Ver Jornada laboral.
- Con turnos distintos: crea tus turnos en TurnosConfiguración. Ver Crear los turnos de tu empresa.
Con turnos, la guía añade un paso más, Asigna los turnos a cada persona, que se desbloquea cuando hayas dado de alta al equipo. Se hace en TurnosAsignación: Asignar turnos. Mientras alguien no tenga turno, se le aplica el horario de su centro o el de la empresa. Más en Qué horario se aplica a cada persona.
Paso 3: carga los festivos#
En ConfiguraciónFestivos cargas los festivos nacionales con un clic y añades los autonómicos y los locales de cada centro. Sin ellos, FichMe cuenta esos días como laborables. Ver Festivos.
Paso 4: da de alta a tu equipo#
Tienes tres formas, y puedes combinarlas:
| Forma | Cuándo conviene |
|---|---|
| Dar de alta a un empleado | Pocas personas, o alguien sin correo que entra con su DNI. |
| Invitar a tu equipo por correo | Quieres que cada persona rellene sus datos y elija su contraseña. |
| Importar empleados en bloque | Toda la plantilla de una vez, pegando las filas de tu hoja de cálculo. |
Después, decide por dónde ficha cada persona (web, app o terminal): Elegir cómo ficha cada persona. Si alguien más va a gestionar FichMe contigo, hazle administrador: Administradores y empleados.
Paso 5: reparte los días de vacaciones#
Los tipos de ausencia ya existen; falta decir cuántos días tiene cada persona este año. Se hace en PermisosBalance de días: Saldos de vacaciones y permisos. Si necesitas otros tipos, como asuntos propios, créalos en PermisosGestión de tipos: Tipos de ausencia.
Este paso se activa cuando ya hay alguien dado de alta, además de ti.
Lo que puedes activar cuando quieras#
En Cuando lo necesites, dentro de la guía, tienes las funciones que no son imprescindibles para empezar. Las tres primeras se activan con un interruptor en el propio panel:
| Función | Plan | Más información |
|---|---|---|
| Gestión documental | Pro | Organizar los documentos |
| Geolocalización al fichar | Plus | Geolocalización al fichar |
| Bolsa de horas | Pro | Configurar la bolsa de horas |
| Terminal compartido | Plus | Configurar un terminal de fichaje |
Y dos ajustes que conviene revisar antes del primer día:
- Qué pasa si alguien olvida fichar la salida: Políticas de fichaje.
- Los avisos de quien no ficha, por correo o por Slack: Notificaciones y avisos.
Cuando todo esté listo#
Con los cinco pasos hechos, la guía muestra Ya está todo listo. A partir de ahí:
- Pasa a tu equipo la dirección de tu empresa y cuéntales cómo entrar: Entrar en FichMe.
- Si van a fichar desde el móvil, que instalen la app: Instalar la app en el móvil.
- Al final del primer mes, descarga el registro de jornada: Descargar el registro de jornada.
Preguntas frecuentes#
¿Tengo que hacerlo todo el primer día?#
No. La guía calcula unos 10 minutos en total, pero puedes dejarla a medias: los pasos hechos se quedan hechos y la pastilla te recuerda lo que falta.
He cerrado la guía. ¿Cómo la recupero?#
Justo al cerrarla aparece el aviso Guía terminada con el botón Deshacer: púlsalo para que vuelva. Si ya ha desaparecido, no pasa nada: cada paso se hace desde el menú, en las pantallas que enlazamos arriba.
¿Por qué no veo el centro Principal en la lista de centros?#
Es un centro que FichMe crea al dar de alta la empresa y no se edita desde la lista. Crea tus propios centros, con su nombre y su dirección.
¿Puedo empezar a fichar antes de terminar la guía?#
Sí. La guía es una ayuda, no un requisito: cualquier persona dada de alta puede fichar desde el primer momento. Lo que consigues terminándola es que las horas previstas, los festivos y los saldos salgan bien desde el principio.
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