Control horario en teletrabajo: fichaje remoto legal para tu equipo
Por Matías Maquieira
Ingeniero de software (15+ años) · 24 de julio de 2026
Registrar la jornada de alguien que trabaja desde su casa plantea una tensión real: la empresa tiene una obligación legal que cumplir y la persona tiene derecho a que su salón no se convierta en un puesto vigilado. Las dos cosas se pueden sostener a la vez, pero solo si se registra cuándo se trabaja y se renuncia a registrar cómo.
Respuesta directa
Sí, el registro de jornada es obligatorio también en teletrabajo. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, introducido por el RD-ley 8/2019, obliga a registrar a diario la hora de inicio y de finalización de cada persona trabajadora por cuenta ajena, y no distingue en función del lugar desde el que se presta el servicio.
La Ley 10/2021, de trabajo a distancia, lo confirma sin dejar margen de interpretación. Su artículo 14 dice que el sistema de registro horario del artículo 34.9 «deberá reflejar fielmente el tiempo que la persona trabajadora que realiza trabajo a distancia dedica a la actividad laboral, sin perjuicio de la flexibilidad horaria, y deberá incluir, entre otros, el momento de inicio y finalización de la jornada».
Y hay un segundo documento que suele olvidarse: el acuerdo de trabajo a distancia, obligatorio y por escrito, debe recoger entre su contenido mínimo el horario de la persona y sus reglas de disponibilidad (artículo 7.c) y los medios de control empresarial de la actividad (artículo 7.h). Si vas a usar una app de fichaje, tiene que constar ahí. Si además vas a capturar la ubicación, también.
Registro diario
Hora concreta de inicio y de fin. No basta con el cómputo mensual de horas.
Conservación 4 años
A disposición de la plantilla, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo.
751 € a 7500 €
Horquilla de la infracción grave en materia de jornada y registro (LISOS, art. 40.1.b).
Pon a fichar a tu equipo remoto esta misma tarde
Cada persona ficha desde su navegador o desde el móvil, tú ves la jornada del día en una sola pantalla y descargas el informe cuando alguien te lo pida. El plan de entrada cuesta 9 €/mes hasta 5 empleados en pago mensual, o 84 €/año si pagas el año completo, equivalente a 7 €/mes. Sin IVA y sin permanencia.
Esta página la publica FichMe, que vende software de control horario. Lo decimos aquí arriba y no en la letra pequeña: léela sabiendo quién la escribe y contrasta lo que te interese.
Cómo ficha un equipo en remoto
En una oficina el fichaje tiene un punto físico evidente: la tablet de la entrada, el terminal, el torno. En remoto ese punto no existe, así que el registro tiene que viajar con la persona. En la práctica solo hay tres vías que funcionen sin fricción, y conviene ofrecer más de una porque no todo el mundo trabaja igual.
Navegador, sin instalar nada
Es la opción por defecto y la que menos problemas jurídicos genera. La persona abre una pestaña en el ordenador de trabajo y pulsa entrada, pausa y salida. No hay instalación, no hay permisos de sistema y no se toca el equipo personal de nadie. Esto último importa: el artículo 17 de la Ley 10/2021 establece que la empresa no puede exigir la instalación de programas o aplicaciones en dispositivos propiedad de la persona trabajadora. Si tu plantilla remota trabaja con su propio portátil y su propio móvil, el fichaje web deja de ser una comodidad y pasa a ser la única vía limpia.
App móvil, como opción voluntaria
Útil para quien alterna casa, coworking y visitas a cliente, o para quien sencillamente prefiere fichar sin abrir el portátil. La regla es la misma de antes: si el móvil es corporativo, puedes imponerla; si es personal, ofrécela y deja siempre la alternativa web. Una app de fichaje solo debería pedir dos permisos —notificaciones y, si vas a usarla, ubicación en el momento del fichaje— y ninguno de los dos debería ser obligatorio para poder registrar la jornada.
Desde el chat del equipo
Si tu equipo vive en un chat, el fichaje que se hace donde ya está la gente es el que de verdad se cumple. FichMe integra Slack: se ficha con un comando en el propio espacio de trabajo y el registro entra en el sistema como cualquier otro. Conviene que lo sepas antes de decidir: hoy no hay integración con Microsoft Teams. Si tu empresa es territorio Teams, cuenta con el navegador y el móvil, no con el chat. Además, la integración con Slack forma parte del plan Plus, no del de entrada.
Por qué el fichaje manual a posteriori no vale
La costumbre más extendida en equipos remotos pequeños es la hoja compartida que alguien rellena a final de mes. Es cómoda y es indefendible. El artículo 34.9 habla de registro diario, y el artículo 14 de la Ley 10/2021 añade que debe reflejar fielmente el tiempo dedicado a la actividad. Una hoja reconstruida cuatro semanas después no refleja nada: es una estimación escrita de memoria.
Hay dos señales que un inspector detecta en treinta segundos. La primera es la uniformidad sospechosa: cuarenta días seguidos entrando a las 9:00:00 y saliendo a las 18:00:00, sin un solo minuto de desviación, describe una plantilla que no existe. La segunda es la ausencia de rastro de cambios: si cualquiera puede editar una hora y nadie sabe quién lo hizo, el registro no acredita nada.
Esto no significa que no se puedan corregir olvidos. Se corrigen, y con frecuencia: en remoto se olvida fichar la salida más de lo que a nadie le gustaría admitir. Lo que hace legítima la corrección es que quede registrada —valor anterior, valor nuevo, autor, momento y motivo— y que sea la excepción, no el método. Un aviso automático el mismo día resuelve el noventa por ciento de los olvidos antes de que se conviertan en un problema de cumplimiento.
Geolocalización en teletrabajo: qué es proporcional y qué no
El artículo 90 de la Ley Orgánica 3/2018 permite tratar datos de geolocalización con fines de control laboral, pero obliga a informar a la plantilla y a sus representantes de forma expresa, clara e inequívoca sobre la existencia y las características del sistema. A esa obligación de transparencia el artículo 17 de la Ley 10/2021 le suma un triple filtro para cualquier control mediante dispositivos automáticos: idoneidad, necesidad y proporcionalidad. La diferencia entre una práctica defendible y una sanción está casi siempre en ese segundo filtro.
Captura puntual en el fichaje
- Una coordenada en el instante de marcar entrada, pausa o salida.
- Nada entre marca y marca: el sistema no sabe dónde estás a las 12:30.
- Finalidad acotada: comprobar que el fichaje se hace desde el lugar acordado.
- Informada por escrito y recogida en el acuerdo de trabajo a distancia.
Rastreo continuo durante la jornada
- Posición en segundo plano cada pocos minutos, haya fichaje o no.
- Historial de recorridos que revela vida privada, no cumplimiento horario.
- Aporta información que el registro de jornada no necesita.
- Difícil de justificar como necesario para acreditar el artículo 34.9.
En teletrabajo, la ubicación es el domicilio
Aquí está el matiz que muchas empresas pasan por alto. Geolocalizar el fichaje de un comercial que entra en un polígono no es lo mismo que geolocalizar el de alguien que teletrabaja: en el segundo caso la coordenada es su casa. El dato pasa a describir la esfera privada y el juicio de proporcionalidad se vuelve mucho más exigente. Para un equipo cien por cien remoto, lo razonable en la mayoría de los casos es no activar la geolocalización: si el acuerdo permite trabajar desde cualquier sitio, saber desde dónde se ficha no aporta nada al cumplimiento del registro horario. Y sea cual sea la decisión, la captura debe ser opcional y estar informada, nunca un permiso silencioso que se activa con la actualización de la app.
Qué pasa con esto en FichMe, sin adornos
La geolocalización y las geovallas no están en el plan Starter (9 €/mes hasta 5 empleados en pago mensual, 84 €/año en pago anual). Entran a partir del plan Plus (15 €/mes hasta 15 empleados, 144 €/año, equivalente a 12 €/mes). Lo decimos porque conviene saberlo antes de contratar, y también porque en la mayoría de equipos remotos no vas a necesitarlas: el plan de entrada registra la jornada, guarda los cuatro años y genera el informe. Si tu caso es un equipo híbrido con centros físicos y quieres geovallas para la parte presencial, entonces sí tiene sentido subir de plan.
Referencia de coste: un equipo distribuido de 12 personas paga 15 €/mes en total —el precio va por tramo de plantilla, no por usuario—, es decir 1,25 € por persona y mes. Precios sin IVA, verificados el 24 de julio de 2026.
Desconexión digital y horario flexible sin convertirlo en vigilancia
El artículo 18 de la Ley 10/2021 reconoce el derecho a la desconexión digital fuera del horario de trabajo, remitiéndose al artículo 88 de la Ley Orgánica 3/2018. Y va más allá de una declaración: obliga a la empresa a elaborar una política interna, previa audiencia de la representación legal de las personas trabajadoras, que defina cómo se ejerce ese derecho y que alcance también a quienes ocupan puestos directivos. Si tienes teletrabajo y no tienes esa política escrita, te falta un documento.
El registro horario y la desconexión no se llevan mal: se refuerzan. Un fichaje de salida a las 18:05 y otro de entrada a las 9:00 del día siguiente es, en sí mismo, la prueba de que el descanso entre jornadas se respetó. El problema aparece cuando el sistema se usa al revés, para perseguir la ausencia de actividad en lugar de para acreditar la jornada.
Cómo registrar una jornada partida
Con cuatro marcas: entrada, inicio de pausa, fin de pausa y salida. Si alguien corta a las 14:00 para comer y vuelve a las 15:30, eso es exactamente lo que debe constar. No hace falta justificar el contenido de la pausa ni pedir autorización para tomarla, y el sistema no debería obligar a que empiece a una hora concreta cuando el acuerdo de trabajo a distancia reconoce horario flexible, que es un derecho recogido en el artículo 13 de la Ley 10/2021.
La línea que no conviene cruzar
Interpretar cada pausa larga como una incidencia, pedir explicaciones por una tarde con menos marcas o programar recordatorios de fichaje a las once de la noche convierte una herramienta de cumplimiento en un mecanismo de presión. Los avisos automáticos deberían caer dentro del horario acordado y quedarse callados fuera de él. Registrar el horario es una obligación; auditar el ritmo de trabajo minuto a minuto es otra cosa muy distinta y con un encaje legal mucho peor.
Qué debe salir en el informe para la Inspección y cómo se exporta
Cuando llega un requerimiento, nadie va a mirar tu panel de control: va a mirar un documento. El registro debe estar a disposición de la persona trabajadora, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo, y conservarse cuatro años. Estas son las columnas que no pueden faltar.
| Dato | Por qué lo piden |
|---|---|
| Identificación de la persona | Nombre y, habitualmente, DNI o número de empleado. El registro es individual, no por equipos. |
| Fecha y hora de inicio y fin | Es el núcleo del artículo 34.9. Hora concreta, no franja ni total del día. |
| Pausas | Permiten distinguir tiempo de trabajo efectivo y comprobar los descansos. |
| Totales por día y periodo | Para contrastar con la jornada pactada en contrato y detectar exceso de horas. |
| Modificaciones | Valor anterior, valor nuevo, autor, momento y motivo. Sin esto, el registro no acredita que nadie lo haya retocado. |
| Origen del fichaje | No es exigencia expresa de la norma, pero saber si la marca vino de web, móvil o kiosko ayuda a explicar un registro híbrido. |
En cuanto al formato, lo práctico es poder sacar el mismo periodo en PDF para entregar y en Excel o CSV para cruzarlo con nóminas o con la gestoría. En FichMe el informe se genera por rango de fechas y por persona o por centro, con las modificaciones como anexo, y la conservación de cuatro años está incluida en todos los planes, también en el de entrada.
No existe ningún sello oficial de homologación
Conviene desmontarlo porque se vende mucho: no hay registro ministerial ni certificado estatal que homologue aplicaciones de control horario. Cuando un proveedor se declara «homologado», está diciendo que cree cumplir los requisitos legales, no que alguien se lo haya certificado. Lo único que se puede exigir a un sistema es que el registro sea fiable, que no se pueda alterar sin dejar rastro, que se conserve cuatro años y que esté disponible cuando lo pidan.
Sobre el famoso reglamento de registro horario digital: a fecha de 24 de julio de 2026 sigue sin publicarse en el BOE. El Consejo de Estado emitió un dictamen desfavorable en marzo de 2026 y no hay fecha de aprobación. Lo que ya es exigible hoy es el artículo 34.9 y la Ley 10/2021; cualquiera que te venda urgencia por una norma que aún no existe te está vendiendo humo.
Equipo híbrido: distinguir oficina y casa sin duplicar sistemas
El error más caro en híbrido es tener dos sistemas: el terminal de la oficina por un lado y una hoja o una app distinta para los días de casa por otro. Al final del mes alguien tiene que unir ambos a mano, y ese momento —el de la unión manual— es justo donde se rompe la trazabilidad que la norma exige.
La solución es un único registro con varias puertas de entrada. La misma persona ficha con PIN en la tablet de recepción los martes y desde el navegador de su casa los jueves; en los dos casos el dato aterriza en el mismo expediente, con la misma numeración y el mismo informe. Lo que cambia es la etiqueta de origen, no el sistema.
Centro de trabajo
El acuerdo de trabajo a distancia debe indicar el centro al que queda adscrita la persona (artículo 7.e) y el reparto entre presencial y remoto (artículo 7.d). Que el software refleje esa misma estructura te ahorra explicaciones.
Origen de cada marca
Kiosko, web o móvil. Con eso distingues el día de oficina del día de casa sin necesidad de geolocalizar a nadie, que es la forma menos invasiva de responder a la pregunta.
Mismas reglas de jornada
La jornada, los descansos y las horas extra se calculan igual se trabaje donde se trabaje. La Ley 10/2021 parte de la igualdad de condiciones entre trabajo presencial y a distancia; el informe debería reflejarlo.
Un aviso concreto de producto: el plan Starter de FichMe incluye un solo centro de trabajo. Si tu escenario híbrido implica varias oficinas que quieres separar en los informes, necesitas el plan Plus o superior. Si solo tienes una sede y el resto es teletrabajo, con el de entrada te sobra.
Qué no deberías hacer, aunque el software te lo permita
Existe un mercado entero de herramientas que prometen «visibilidad» sobre el equipo remoto. Antes de contratar una, conviene entender que el registro de jornada y la monitorización de la actividad son cosas distintas, con marcos legales distintos, y que la segunda no te ayuda a cumplir la primera.
Capturas de pantalla periódicas
Fotografiar la pantalla cada pocos minutos captura, inevitablemente, contenido ajeno al trabajo: una notificación personal, una pestaña abierta, la conversación de otra persona en una videollamada. Es una medida difícil de justificar como necesaria para acreditar una hora de entrada, que es la obligación que la ley te impone.
Medición de actividad de ratón y teclado
Contar pulsaciones o movimientos del ratón no mide trabajo: penaliza leer, pensar, atender una llamada o revisar un documento en papel. Y como prueba del registro horario es inservible, porque no acredita el inicio ni el fin de la jornada, solo la interacción con un periférico.
Software de monitorización continua
Registro de aplicaciones usadas, webs visitadas, tiempos por ventana o acceso remoto al escritorio. Sobre el papel del equipo corporativo puede haber margen; sobre el equipo personal de la persona trabajadora, el artículo 17 de la Ley 10/2021 ya te lo cierra, porque la empresa no puede exigir ni la instalación de programas ni el uso de dispositivos propios.
El riesgo legal, en concreto
- Proporcionalidad. El artículo 17 de la Ley 10/2021 somete el control mediante dispositivos automáticos a los principios de idoneidad, necesidad y proporcionalidad. Una medida que capta mucho más de lo que la finalidad exige suele caer por el segundo y el tercero.
- Dignidad. El artículo 22 de la misma ley reconoce que la empresa puede adoptar medidas de vigilancia y control, pero guardando «la consideración debida a su dignidad» y atendiendo a las circunstancias personales, como la concurrencia de una discapacidad. No es un permiso en blanco.
- Información previa. Los medios de control deben constar en el acuerdo de trabajo a distancia (artículo 7.h) y comunicarse con claridad. Una prueba obtenida con un sistema del que nadie fue informado tiene un valor probatorio muy frágil, además de exponer a la empresa frente a la autoridad de protección de datos.
- No resuelve la obligación. Ninguna de estas herramientas produce lo que el artículo 34.9 pide: hora de inicio y hora de fin, registradas a diario y conservadas cuatro años. Puedes tener el sistema de vigilancia más sofisticado del mercado y seguir siendo sancionable por no llevar el registro.
La versión corta: registra cuándo trabaja tu equipo y no intentes registrar cómo. Lo primero es una obligación legal que se resuelve con cuatro clics al día. Lo segundo es un problema jurídico y, casi siempre, también un problema de confianza.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio fichar si trabajo desde casa?
Sí. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, introducido por el RD-ley 8/2019, obliga a registrar diariamente la jornada de toda persona trabajadora por cuenta ajena, con la hora concreta de inicio y de finalización, sin distinguir el lugar desde el que se presta el servicio. El artículo 14 de la Ley 10/2021 de trabajo a distancia lo repite de forma expresa para el teletrabajo y añade que el registro debe reflejar fielmente el tiempo dedicado a la actividad laboral, sin perjuicio de la flexibilidad horaria. La empresa es la responsable de garantizar ese registro y de conservarlo cuatro años.
¿Puede mi empresa obligarme a instalar la app de fichaje en mi móvil personal?
No. El artículo 17 de la Ley 10/2021 dice que la empresa no podrá exigir la instalación de programas o aplicaciones en dispositivos propiedad de la persona trabajadora, ni la utilización de esos dispositivos en el desarrollo del trabajo a distancia. Si la empresa no entrega un móvil corporativo, la salida correcta es que el fichaje funcione desde el navegador del equipo de trabajo, sin instalar nada. La app móvil debe quedar como opción voluntaria para quien la prefiera.
¿Es legal que el control horario me geolocalice mientras teletrabajo?
Depende de cómo se haga. El artículo 90 de la Ley Orgánica 3/2018 permite tratar datos de geolocalización con fines de control laboral, pero obliga a informar a la plantilla y a sus representantes de forma expresa, clara e inequívoca sobre la existencia y características del sistema. Además, el artículo 17 de la Ley 10/2021 exige que cualquier control cumpla los principios de idoneidad, necesidad y proporcionalidad. Capturar una coordenada puntual en el momento del fichaje puede superar ese test; rastrear la ubicación de forma continua durante la jornada, no. En teletrabajo hay un matiz adicional: la ubicación del fichaje es el domicilio de la persona, un dato más sensible que la puerta de una oficina, así que en equipos totalmente remotos lo habitual es no activar la geolocalización.
¿Cómo se ficha una jornada partida en teletrabajo?
Con cuatro marcas como mínimo: entrada, inicio de la pausa, fin de la pausa y salida. No hace falta justificar qué se hace durante la pausa ni pedir permiso para hacerla, y el sistema no debe exigir que la pausa se tome a una hora fija si el acuerdo de trabajo a distancia reconoce horario flexible (artículo 13 de la Ley 10/2021). Lo que sí debe quedar es el momento de inicio y de finalización de cada tramo, porque es lo que permite comprobar el respeto de la jornada máxima y de los descansos.
¿Qué pasa si un empleado en remoto se olvida de fichar la salida?
Se corrige, y la corrección queda registrada. La ley no prohíbe rectificar un fichaje olvidado: lo que no se sostiene ante una inspección es que el registro se rellene a posteriori de forma sistemática o que alguien pueda modificar una hora sin dejar rastro. Un sistema válido debe guardar quién hizo el cambio, cuándo, cuál era el valor anterior y el motivo. Lo razonable es combinar avisos automáticos de fichaje incompleto el mismo día con un flujo de solicitud de corrección que apruebe la persona responsable.
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Quién publica esta página
La publica FichMe, un software español de control horario, y por tanto tenemos un interés comercial en que contrates el producto. Hemos intentado que eso no contamine el contenido: por eso decimos que la geolocalización no está en nuestro plan de entrada, que no tenemos integración con Microsoft Teams, que el plan Starter incluye un único centro de trabajo y que en un equipo cien por cien remoto probablemente no necesites las funciones de nuestros planes superiores. Los precios proceden de nuestra página de precios y se verificaron el 24 de julio de 2026.
Esto es información general, no asesoramiento jurídico. Las referencias legales corresponden al RD-ley 8/2019, al artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, a la Ley 10/2021 de trabajo a distancia, a la Ley Orgánica 3/2018 y al texto refundido de la LISOS. Para tu caso concreto, y en especial para la redacción del acuerdo de trabajo a distancia y de la política de desconexión, consulta con tu asesoría laboral.